Early check in: kapan ditawarkan dan berapa biayanya

Tamu yang mendarat di Bali pukul 07.00 semuanya ingin hal yang sama: mandi dan tidur, bukan enam jam di kafe sambil menjaga koper. Jadi sehari sebelumnya mereka mengirim pesan: "Bisa early check in, Kak?" Cara Anda menjawab menentukan apakah tamu memulai liburan dengan senang, kesal, atau kecewa karena janji yang tidak bisa ditepati.

Early check in adalah salah satu layanan tambahan paling mudah ditawarkan saat villa sudah siap. Tapi juga salah satu yang paling mudah salah. Panduan ini membahas kapan sebaiknya mengiyakan, berapa biaya early check in, jam berapa yang ditawarkan, dan cara menyampaikannya agar Anda tidak pernah menjanjikan villa yang belum bersih.

Kapan early check in bisa diberikan

Biaya early check in hanya masuk akal jika villa benar-benar siap. Dua syarat paling penting:

• Malam sebelumnya kosong. Jika tidak ada yang tidur di villa semalam, villa sudah dibersihkan setelah check out sebelumnya dan kemungkinan besar masih siap. Jika ada tamu yang check out pagi ini, villa baru siap setelah housekeeping selesai.
• Kebersihan sudah dipastikan selesai. Bukan "harusnya sudah". Sudah selesai, dan sudah dicek. Tamu yang masuk ke kasur belum dirapikan lebih buruk daripada tamu yang menunggu.

Jika ada tamu sebelumnya yang check out di hari yang sama, jawabannya biasanya tidak. Walaupun check out pukul 11.00 dan pembersihan butuh dua jam, Anda tidak bisa menjanjikan pukul 11.00 untuk tamu baru. Paling jauh Anda bisa bilang "mulai pukul 13.00 jika pembersihan selesai lebih cepat", dan itu harapan, bukan janji.

Jawaban di hari H vs janji jauh hari

Menjanjikan early check in seminggu sebelumnya sangat berbeda dengan mengonfirmasinya di hari kedatangan.

Seminggu sebelumnya, Anda belum tahu nasib malam sebelumnya. Bisa saja besok ada yang memesan. Jika berjanji sekarang, Anda harus menolak booking itu atau mengingkari janji.

Pola yang aman:

• Sebelum hari kedatangan: "Early check in mungkin bisa. Saya konfirmasi di pagi hari kedatangan ya."
• Di hari kedatangan: setelah tahu villa kosong semalam dan sudah bersih, konfirmasikan jam dan harganya.

Jika tamu butuh kepastian, mereka bisa memesan malam sebelumnya. Untuk tamu yang tiba pukul 05.00, itu jawaban paling jujur.

Alternatif gratis: titip koper

Saat early check in tidak memungkinkan, titip koper menyelesaikan separuh masalah tanpa biaya bagi Anda. Tamu menitipkan koper ke staf atau di ruang yang terkunci, pergi sarapan atau ke pantai, lalu kembali saat jam check in.

Tawarkan setiap kali Anda harus menolak. Tamu jarang mengingat penolakannya. Mereka mengingat bahwa Anda membantu.

Cara menentukan biaya early check in

Early check in adalah biaya, bukan menjual sebagian malam lagi. Villa toh kosong semalam. Yang dibayar tamu adalah kenyamanan dan beberapa jam fleksibilitas tim Anda.

Cara sederhana: persentase kecil dari harga aktual malam sebelumnya. Malam itu kosong, jadi harganya di kalender cukup mencerminkan permintaan untuk villa itu saat ini.

Ini titik awal. Jika sebagian besar tamu langsung setuju, naikkan sedikit. Jika tidak ada yang mengambil, turunkan atau ubah jamnya.

Jam berapa yang ditawarkan

Pilih satu jam early check in standar dan pakai terus. Pukul 11.00 adalah pilihan bawaan yang baik untuk villa dengan check in pukul 14.00. Cukup awal untuk berarti bagi tamu dari penerbangan pagi, dan cukup siang untuk pengecekan terakhir, handuk baru, dan keliling villa.

Jam yang lebih pagi bisa saja, tapi setiap jam lebih awal menuntut lebih dari tim Anda. Jika tidak ada staf di villa sebelum pukul 10.00, jangan tawarkan 09.00.

Cara menyampaikannya

Pesan singkat, sebutkan jam dan harga, dan jelaskan syaratnya.

Halo Mas Dimas, kabar baik: villa Anda sudah siap lebih awal hari ini. Anda bisa check in mulai pukul 11.00, bukan 14.00, dengan biaya Rp180.000. Balas "ya" saja, nanti saya kabari tim agar siap menyambut.

Dan saat tidak memungkinkan:

Halo Mas Dimas, villa ada tamu yang check out pagi ini, jadi baru siap pukul 14.00. Koper bisa dititipkan mulai pukul 09.00, silakan sarapan atau ke pantai dulu, dan semuanya akan siap saat jam check in.

Kirim penawaran di dalam percakapan booking tamu yang sudah ada. Untuk early check in villa yang dipesan lewat Airbnb, Booking.com atau Expedia, atur perubahan dan pembayarannya lewat fitur platform itu sendiri, jangan meminta tamu membayar di tempat lain.

Rutinitas sederhana di hari kedatangan

Kesalahan yang perlu dihindari

• Berjanji sebelum kebersihan dipastikan. Hasil terburuk: tamu di depan pintu, housekeeping masih di dalam.
• Berjanji berhari-hari sebelumnya. Malam kosong sebelumnya masih bisa terjual. Konfirmasi di hari H.
• Lupa mengabari tim. Tamu datang lebih awal tanpa ada yang menyerahkan kunci bukanlah early check in.
• Biaya terlalu tinggi. Biaya kecil untuk beberapa jam terasa wajar. Biaya besar terasa seperti membayar satu malam.

Cara Santara AI membantu

Santara AI Upsell menemukan peluang early check in dari kalender, dan hanya jika syarat di atas terpenuhi. Sistem hanya melihat hari kedatangan, sebelum jam check in. Malam sebelumnya harus kosong dan tidak ada tamu sebelumnya yang check out dari unit itu di hari yang sama. Jika salah satu tidak terpenuhi, tidak ada penawaran. Setelah jam check in lewat, juga tidak ada penawaran.

Harganya persentase dari harga malam sebelumnya yang sedang berlaku di kalender, jadi mengikuti harga Anda. Bawaannya 10% dari harga itu dan jam yang ditawarkan 11.00. Anda bisa mengubah keduanya di Upsell → Pengaturan, menulis pesan sendiri dengan tombol sisip untuk nama tamu, harga dan jam, serta memberi pengaturan sendiri untuk unit mana pun.

Penawaran muncul di email Ringkasan Harian dan di halaman Upsell, lengkap dengan nama tamu, harga, alasan ditemukan dan isi pesan persisnya. Tidak ada yang terkirim otomatis. Anda periksa lalu tekan kirim, dan pesan masuk ke percakapan tamu yang sudah ada di Airbnb, Booking.com atau Expedia, atau WhatsApp jika ada percakapan WhatsApp yang masih terbuka. Tamu yang memakai panduan menginap juga bisa mengajukan early check in setelah memasukkan kode booking. Anda menerima notifikasi dan mengonfirmasi, dan tamu diberi tahu bahwa host akan mengonfirmasi sebelum apa pun diatur.

FAQ

Baca juga

• Layanan tambahan yang tersembunyi di kalender Anda
• Hari pergantian tamu tanpa kacau: sistem kebersihan untuk 5 sampai 50 unit
• Panduan pesan tamu: 10 momen yang menentukan skor review

3 bulan pertama gratis.