Ganti channel manager tanpa kehilangan booking: checklist lengkap
Ekspor data, pilih hari sepi, cocokkan setiap booking dan siapkan rencana kembali: checklist pindah ke channel manager baru tanpa kehilangan satu reservasi pun.
Tai Pham
Banyak pemilik villa yang ingin ganti channel manager menundanya berbulan-bulan. Software yang dipakai sekarang memang merepotkan, tetapi masih jalan, dan rasa takut ada booking yang hilang di tengah proses pindah sudah cukup membuat Anda terus membayar alat yang tidak lagi Anda sukai.
Rasa takut itu wajar. Saat pindah adalah satu-satunya momen ketika dua sistem bisa menyentuh listing yang sama, ketika reservasi mendatang ada di sistem lama tetapi belum ada di sistem baru, dan ketika harga di channel yang tidak Anda awasi bisa berubah diam-diam. Namun setiap risikonya jelas, dan setiap risiko punya satu pengecekan yang bisa menangkapnya.
Artikel ini adalah checklist yang akan kami ikuti sendiri: apa yang bisa salah, urutan langkahnya, cara memastikan tidak ada booking yang hilang, dan apa yang dilakukan jika Anda perlu kembali. Checklist ini berlaku untuk software apa pun tujuan Anda.
Kenapa host pindah channel manager
Alasannya biasanya praktis. Anda mungkin sudah melampaui kemampuan alat lama: Anda menambah Booking.com atau Agoda dan alat itu kurang baik menangani channel kedua, atau Anda kini mengelola beberapa villa di Canggu dan Ubud dan butuh lebih dari satu akun OTA per channel. Mungkin Anda membayar PMS, alat pesan dan channel manager secara terpisah dan ingin satu sistem saja. Mungkin software sekarang tidak bisa menyinkronkan aturan menginap untuk musim ramai, seperti minimum menginap atau tutup untuk kedatangan. Atau tim Anda merasa alatnya sulit dipakai, dan alat yang sulit dipakai melahirkan cara manual, yang akhirnya melahirkan kesalahan.
Jika Anda belum yakin apa saja yang seharusnya dikerjakan channel manager, baca dulu apa itu channel manager dan cara kerja sinkronisasi kalender. Kalau Anda tahu apa yang seharusnya tersinkron, jauh lebih mudah memeriksa apakah sinkronisasinya berhasil.
Risiko saat ganti channel manager
Hampir semua masalah saat migrasi software villa berasal dari empat hal.
| Risiko | Tandanya | Cara mencegah |
| Dua sistem mengirim ke satu listing | Harga atau ketersediaan bolak-balik berubah; tanggal yang sudah dipesan terbuka lagi | Di setiap saat, hanya satu alat yang terhubung dan boleh menulis ke setiap listing |
| Satu penyedia per listing | Koneksi alat baru gagal, atau diam-diam menggantikan koneksi lama | Pelajari cara tiap OTA menanganinya dan susun urutan per channel |
| Booking mendatang hilang | Tamu datang tetapi tidak ada di kalender baru | Ekspor semuanya dulu, lalu cocokkan hasil impor dengan setiap extranet |
| Harga atau aturan kembali ke awal | Listing menampilkan harga default lama atau kehilangan minimum menginap | Catat harga dan aturan sekarang, lalu cek di setiap OTA setelah live |
Risiko kedua perlu dibahas lebih jauh. Di banyak OTA, satu listing atau satu properti hanya bisa terhubung ke satu penyedia software dalam satu waktu. Di beberapa channel, menghubungkan penyedia baru otomatis mengakhiri koneksi lama. Di channel lain, Anda harus memutus yang lama lebih dulu. Apa pun kasusnya, urutan itu penting, dan Anda perlu tahu kasus mana yang berlaku untuk tiap channel sebelum mulai.
Risiko keempat mudah terlewat. Saat sebuah alat diputus, OTA biasanya menyimpan nilai terakhir yang diterimanya, tetapi tidak selalu, dan rate plan atau aturan bisa kembali ke pengaturan di extranet. Karena itu checklist di bawah dimulai dengan mencatat semuanya sebelum Anda mengubah apa pun.
Checklist pindah channel manager, langkah demi langkah
Siapkan satu sampai dua minggu untuk seluruh proses, dengan peralihan utamanya di satu hari yang sepi. Jangan terburu-buru di langkah pencocokan. Langkah itulah yang melindungi tamu Anda.
Step 1
Ekspor reservasi mendatang dan rate plan dari alat lama
Unduh setiap reservasi dengan tanggal kedatangan mulai hari ini: nama tamu, channel, nomor konfirmasi, tanggal, kamar dan jumlah. Lalu ekspor atau tangkap layar rate plan Anda: harga per hari dalam seminggu, harga musiman, minimum menginap dan tanggal yang ditutup. Ini salinan acuan Anda. Simpan di tempat di luar kedua alat.
Step 2
Pilih waktu yang sepi
Pilih hari kerja di luar musim ramai, idealnya pagi tanpa kedatangan tamu dan dengan sedikit booking baru. Hindari minggu-minggu menjelang Lebaran, libur sekolah, Nyepi, atau Natal dan Tahun Baru. Jika ada yang perlu dicek ulang, Anda punya waktu untuk mengeceknya.
Step 3
Hubungkan alat baru dan impor data
Hubungkan setiap akun OTA di channel manager baru, lalu biarkan ia mengimpor reservasi mendatang dan harga jika bisa dibaca. Jangan biarkan ia mengirim apa pun ke listing yang sedang aktif. Di tahap ini alat baru hanya membaca, belum menulis.
Step 4
Cocokkan booking hasil impor dengan setiap extranet OTA
Buka setiap extranet di samping kalender baru dan periksa setiap reservasi mendatang satu per satu dengan tabel di bawah. Cari booking yang hilang, kamar yang salah, tanggal yang salah, dan booking yang sudah batal tetapi masuk sebagai aktif. Perbaiki atau catat setiap selisih sebelum lanjut.
Step 5
Pastikan jumlah unit
Untuk setiap tipe kamar, pastikan berapa unit identik yang benar-benar Anda jual. Kamar yang diatur satu unit padahal Anda punya tiga akan kurang terjual; kamar yang diatur tiga unit padahal hanya satu adalah awal double booking. Angka ini menentukan ketersediaan yang dilihat setiap channel.
Step 6
Putus alat lama di setiap OTA
Lepaskan penyedia lama dari setiap listing atau properti, sesuai urutan yang sudah Anda rencanakan untuk channel itu. Lakukan per channel dan centang satu per satu. Mulai saat ini, hanya satu sistem yang boleh menulis ke setiap listing.
Step 7
Live di alat baru
Aktifkan pengiriman data dari channel manager baru. Cek apakah harga, minimum menginap dan ketersediaan di setiap OTA sama dengan catatan Anda di langkah pertama. Perbaiki yang meleset saat itu juga.
Step 8
Pantau 48 jam pertama
Pastikan booking baru dari setiap channel masuk ke kalender baru, booking di satu channel menutup tanggal yang sama di channel lain, dan harga di setiap OTA masih sesuai yang Anda atur. Cek dua kali sehari. Setelah dua hari tanpa masalah, Anda bisa tenang.
Cara mencocokkan booking hasil impor
Langkah inilah yang menangkap booking yang hilang, jadi buatlah tabel sederhana, jangan hanya sekilas melihat. Misalnya Anda mengelola empat villa di Canggu yang dijual di Airbnb, Booking.com dan Agoda. Hitung dulu jumlah booking mendatang per channel di kedua tempat, lalu periksa detail hanya di channel yang angkanya berbeda.
| Channel | Booking mendatang di extranet | Booking hasil impor | Cocok? | Tindakan |
| Airbnb | 18 | 18 | Ya | Cek acak 3 tanggal |
| Booking.com | 11 | 10 | Tidak | Cari yang hilang, tambahkan manual |
| Agoda | 6 | 6 | Ya | Cek acak 2 tanggal |
| Langsung / WhatsApp | 4 | 0 | Tidak | Input manual dari file ekspor |
Booking yang tidak lewat OTA, seperti tamu langganan yang memesan lewat WhatsApp dan membayar transfer bank, tidak akan diimpor oleh koneksi channel mana pun. Data itu hanya ada di file ekspor Anda, jadi masukkan sebelum live, atau tanggalnya akan dijual lagi.
Rencana kembali (rollback)
Tulis ini sebelum hari peralihan, supaya Anda tidak menyusunnya dalam keadaan panik.
- Jangan tutup akun lama. Jangan batalkan langganan lama sampai sistem baru berjalan lancar minimal dua minggu.
- Simpan file ekspor. Daftar reservasi dan catatan harga adalah acuan untuk membangun ulang jika ada masalah.
- Tahu cara membalik satu channel. Jika satu channel bermasalah, putus alat baru di channel itu dulu, baru hubungkan kembali alat lama. Jangan pernah keduanya terhubung bersamaan.
- Tutup tanggal secara manual bila perlu. Selama masalah ditangani, memblokir tanggal mendatang langsung di extranet lebih aman daripada membiarkannya terbuka.
- Tentukan pemicunya sejak awal. Contoh: "Jika ada booking yang hilang atau harga salah dan saya tidak bisa menjelaskannya dalam sehari, saya kembalikan channel itu."
Sebagian besar peralihan tidak pernah memakai rencana ini. Tetapi dengan rencana tertulis, Anda bisa pindah dengan tenang.
Pindah ke Santara AI
Santara AI menggantikan PMS sekaligus channel manager, jadi kalender yang Anda periksa saat pindah adalah kalender yang sama untuk menjalankan bisnis setelahnya. Begini cara Santara AI menangani langkah-langkah di atas:
- Anda memakai akun OTA sendiri. Santara AI terhubung ke akun Airbnb, Booking.com, Agoda dan channel lain yang sudah Anda miliki. Listing, ulasan dan riwayat booking tetap di tempatnya.
- Reservasi mendatang diimpor saat terhubung. Untuk Airbnb, harga asli listing (harga per malam, harga akhir pekan dan biaya jika bisa dibaca) diimpor dalam mode hanya-baca. Apa pun yang tidak bisa dibaca dengan aman dilaporkan kepada Anda, bukan ditebak.
- Tidak ada yang dikirim sampai Anda live. Anda mengonfirmasi jumlah unit setiap kamar sebelum apa pun dikirim ke listing aktif. Jadi Anda punya waktu mencocokkan hasil impor dengan setiap extranet lebih dulu.
- Beberapa akun per channel. Misalnya Anda punya dua akun Airbnb, keduanya bisa dihubungkan.
- Memutus koneksi tidak pernah menghapus. Memutus channel hanya menghentikan sinkronisasi. Listing OTA dan reservasinya tidak dihapus, sehingga rencana kembali tetap sederhana.
Setelah live, ketersediaan, harga per malam, minimum menginap serta tutup untuk kedatangan atau keberangkatan diatur di satu kalender dan dikirim ke setiap channel yang terhubung, dari total 54 channel. Lihat daftar lengkapnya di halaman integrasi. Jika Anda ingin mengatur harga musiman dan aturan menginap untuk Lebaran atau Natal setelah pindah, baca cara menyinkronkan harga dan minimum menginap untuk musim ramai.
Yang tidak dilakukan Santara AI
Santara AI tidak membuatkan listing OTA; Anda perlu sudah punya akun dan listing di setiap channel. Foto, deskripsi dan konten listing lainnya tidak dikirim ke OTA, jadi tetap edit bagian itu di setiap extranet. Dan booking yang tidak pernah lewat channel yang terhubung perlu dimasukkan secara manual.
FAQ
Bagaimana cara ganti channel manager tanpa kehilangan booking?
Ekspor semua reservasi mendatang dari alat lama, impor ke alat baru tanpa mengirim apa pun, cocokkan dengan setiap extranet OTA, lalu putus alat lama dan live per channel. Pantau ketat 48 jam pertama.
Apakah dua channel manager bisa terhubung ke listing yang sama?
Biasanya tidak, dan sebaiknya jangan dicoba. Banyak OTA hanya mengizinkan satu penyedia terhubung per listing, dan dua sistem yang menulis ke kalender yang sama sering menyebabkan harga salah dan tanggal terbuka lagi.
Apakah ulasan dan riwayat listing hilang saat pindah channel manager?
Tidak. Ulasan dan riwayat milik listing Anda di OTA, bukan milik channel manager, jadi tetap ada saat Anda menghubungkan alat baru ke akun yang sama.
Berapa lama migrasi software villa ke channel manager baru?
Peralihannya sendiri cukup satu hari yang sepi. Sediakan satu sampai dua minggu secara keseluruhan untuk ekspor, mencocokkan booking, memantau hari-hari pertama dan menyimpan alat lama sebagai cadangan.
Baca juga
- PMS vs channel manager: apakah host perlu keduanya?
- Airbnb dan Booking.com tanpa double booking
- iCal vs channel manager: mana yang aman?
3 bulan pertama gratis.
Gabung Gratis
