OMS vs PMS: perbedaan dan mana yang dibutuhkan host villa
OMS bisa berarti manajemen operasional, manajemen pesanan, atau hal di luar pariwisata. Ini arti masing-masing, bedanya dengan PMS, dan mana yang perlu host.
Tai Pham
Kalau Anda mencari "OMS vs PMS", kemungkinan besar Anda bertemu dua singkatan ini di situs software atau saat presentasi penjualan, dan tidak ada yang berhenti untuk menjelaskannya. PMS mudah: di dunia perhotelan hampir selalu berarti property management system, sistem manajemen properti. OMS yang membingungkan. Tergantung siapa yang bicara, OMS bisa berarti sistem manajemen operasional, sistem manajemen pesanan, atau sesuatu yang sama sekali di luar pariwisata.
Ini penting, karena jawaban atas pertanyaan "apakah saya perlu OMS selain PMS?" berubah total tergantung artinya. Host villa di Ubud yang bertanya soal housekeeping dan manajer restoran hotel di Canggu yang bertanya soal pesanan room service sedang menanyakan dua hal berbeda dengan tiga huruf yang sama.
Panduan ini memilah arti-artinya dulu, lengkap dengan sumber, lalu membandingkan masing-masing dengan PMS secara sederhana: apa yang dikelola, siapa yang memakai, data apa yang disimpan, dan di mana keduanya tumpang tindih. Di akhir ada penjelasan bagaimana satu sistem bisa menangani bagian yang benar-benar dibutuhkan host sewa jangka pendek, dan apa yang tidak ditanganinya.
Apa arti OMS? Tiga arti yang paling sering muncul
Tidak ada satu definisi resmi untuk "OMS" di industri perhotelan. Berikut arti yang paling mungkin Anda temui, beserta asalnya.
1. Sistem (atau software) manajemen operasional. Inilah arti yang dipakai sebagian besar software sewa jangka pendek. Istilah ini merujuk ke alat yang menjalankan pekerjaan di balik booking: pembersihan, perawatan, tugas harian, dan tim yang mengerjakannya. Istilahnya tidak baku dan tiap vendor memakainya dengan longgar. Hotel Tech Report, situs ulasan software hotel, mengelompokkan alat-alat ini menjadi software housekeeping, software maintenance, dan "platform operasional" yang mengoordinasikan housekeeping, perawatan, dan tugas front office. Situs itu juga mencatat bahwa alat seperti ini sebaiknya menyinkronkan status kamar dengan PMS, dan sebagian PMS sudah memiliki fitur housekeeping bawaan.
2. Sistem manajemen pesanan (order management system). Di luar perhotelan, inilah arti klasiknya. IBM menggambarkan sistem manajemen pesanan sebagai cara digital untuk mengelola seluruh siklus hidup sebuah pesanan, dari pencatatan pesanan sampai stok, pemenuhan, dan layanan purna jual. Di ritel dan e-commerce, sistem ini melacak pesanan, stok, dan pengiriman. Di hotel, padanan terdekatnya ada di restoran dan bar, tempat pesanan diproses lewat sistem point-of-sale (POS). Oracle, yang menjual kedua jenis software tersebut, menjelaskan bahwa menghubungkan PMS hotel dengan POS memungkinkan transaksi restoran langsung dicatat ke tagihan kamar tamu.
3. Arti di luar pariwisata. Dalam software investasi, OMS adalah sistem trading yang mengelola order dari dibuat sampai diselesaikan, dan "PMS" di sana biasanya berarti portfolio management system. Dalam bahasa Prancis dan Spanyol, OMS adalah singkatan Organisasi Kesehatan Dunia: Organisation mondiale de la Santé dan Organización Mundial de la Salud. Kalau Anda datang karena salah satu arti ini, artikel ini bukan untuk Anda.
| Arti OMS | Biasa ditemui di | Yang dilacak | Relevan untuk host? |
| Sistem manajemen operasional | Software hotel dan villa | Pembersihan, perbaikan, tugas, staf | Ya, biasanya yang ini |
| Sistem manajemen pesanan | Ritel, e-commerce, F&B | Pesanan, stok, pengiriman, tagihan | Hanya jika Anda punya restoran atau toko |
| Sistem manajemen order (trading) | Perusahaan investasi | Transaksi dan penyelesaian | Tidak |
| Organisation mondiale de la Santé | Nama WHO dalam bahasa Prancis/Spanyol | Kesehatan masyarakat | Tidak |
Arti mana yang biasanya dimaksud host? Jika Anda mengelola villa, homestay, atau apartemen dan menemukan istilah OMS saat membandingkan software, hampir pasti artinya operasional. Host jarang menjalankan restoran penuh, jadi sistem pesanan hanyalah pertanyaan sampingan. Pertanyaan itu baru relevan jika Anda menjual makanan, minuman, atau barang di lokasi dan ingin tagihannya masuk ke tagihan tamu.
Apa yang dikerjakan PMS
Property management system adalah catatan resmi semua masa inap Anda. Oracle mendefinisikan PMS hotel sebagai software yang mengelola operasional bisnis hotel, secara tradisional pekerjaan front office: reservasi, check-in dan check-out, penempatan kamar, tarif kamar, dan penagihan. Glosarium hotel Xotels menggambarkan PMS sebagai sistem administrasi internal untuk reservasi, ketersediaan dan okupansi, check-in dan check-out, profil tamu, dan laporan, serta menyebut POS sebagai salah satu sistem yang bisa terhubung dengannya.
Untuk host sewa jangka pendek, artinya:
- Satu kalender per kamar atau unit, dengan semua booking di dalamnya
- Nama tamu, kontak, tanggal datang dan pergi
- Tarif per malam dan aturan menginap
- Catatan pembayaran dan laporan pendapatan
PMS menjawab pertanyaan "siapa menginap di mana, kapan, dan berapa tarifnya?". Dengan sendirinya, PMS tidak memastikan kamar sudah bersih saat tamu tiba.
OMS vs PMS: perbandingan berdampingan
Dengan arti operasional, karena itu yang biasanya dimaksud host, berikut perbandingan OMS vs PMS. Arti manajemen pesanan ada di kolom terakhir sebagai pelengkap.
| PMS | Sistem operasional (OMS) | Sistem pesanan / POS | |
| Tugas utama | Menyimpan catatan masa inap | Menyelesaikan pekerjaan di antara dua tamu | Menerima dan menagih pesanan |
| Pengguna | Pemilik, manajer, front office | Housekeeping, teknisi, supervisor | Staf restoran, bar, atau toko |
| Data umum | Booking, tamu, tarif, pembayaran | Tugas, status kamar, tiket, penanggung jawab | Menu, pesanan, tagihan, stok |
| Pertanyaan yang dijawab | Siapa menginap di mana, kapan? | Apa yang harus selesai hari ini, oleh siapa? | Tamu pesan apa dan sudah bayar? |
| Dipicu oleh | Booking atau perubahan | Check-out, check-in, laporan masalah | Tamu memesan |
| Tumpang tindih dengan PMS | tidak berlaku | Status kamar, jam datang dan pergi | Biaya yang masuk ke tagihan tamu |
Baris tumpang tindih adalah yang paling penting. Alat operasional hanya sebaik data booking yang dibacanya. Jika tamu memperpanjang menginap di PMS dan alat operasional tidak tahu, petugas kebersihan datang untuk mengganti seprai di kamar yang masih ditempati. Ketika keduanya adalah produk terpisah, sambungan di antara keduanya adalah tempat kesalahan terjadi.
Di mana keduanya tumpang tindih, dan kenapa jadi masalah
Jarang ada host yang sengaja membeli "OMS". Biasanya OMS terbentuk sepotong-sepotong: PMS atau situs booking untuk kalender, grup WhatsApp untuk tim housekeeping, aplikasi catatan untuk perbaikan, dan spreadsheet yang menyatukan semuanya. Untuk satu villa, itu masih berjalan. Dengan lima atau enam unit, mulai bocor:
- Booking mendadak untuk malam ini masuk setelah tim kebersihan menerima jadwal hari itu
- Kerusakan yang dilaporkan tamu tersimpan di obrolan yang tidak bisa dicari
- Dua orang menandai kamar yang sama sudah siap, atau tidak ada yang menandainya
Solusinya bukan menambah software. Solusinya adalah memastikan sisi operasional dibuat dari catatan booking itu sendiri, bukan diketik ulang. Ketika booking membuat tugas pembersihan, perubahan booking juga mengubah tugasnya.
Di mana posisi channel manager
Ada alat ketiga dalam pembahasan ini, dan itu hal yang berbeda lagi. Channel manager menjaga ketersediaan, harga, dan aturan menginap tetap sama di situs booking seperti Airbnb, Booking.com, dan Agoda. Posisinya di antara PMS dan OTA. Channel manager tidak mengurus pembersihan dan tidak menerima pesanan restoran.
Kami sudah membahas perbandingan itu secara rinci di PMS vs channel manager: apakah host perlu keduanya?, jadi tidak kami ulang di sini. Kalau singkatan lain seperti OTA, ADR, jumlah unit, atau stop sell masih asing, daftar istilah sewa jangka pendek menjelaskannya masing-masing dalam satu baris.
Jika digabung, perangkat seorang host biasanya terdiri dari tiga lapis: channel manager berbicara dengan situs booking, PMS menyimpan catatan, dan lapisan operasional mengubah catatan itu menjadi pekerjaan hari ini. Sistem pesanan atau POS baru ikut jika Anda menjual makanan, minuman, atau barang di lokasi.
Perlukah OMS terpisah? Lima pertanyaan
Step 1
Berapa unit yang Anda kelola?
Dengan satu atau dua unit, kalender bersama dan checklist biasanya cukup untuk operasional. Mulai sekitar lima unit, atau beberapa petugas kebersihan, tugas mulai terlewat tanpa sistem.
Step 2
Siapa yang membuat tugas pembersihan sekarang?
Jika setiap pagi ada orang yang membaca kalender lalu mengetik jadwal ke grup WhatsApp, itu OMS manual. Cara itu berjalan sampai orang tersebut sakit atau sibuk.
Step 3
Ke mana laporan kerusakan dan keluhan masuk?
Jika AC rusak dilaporkan lewat chat lalu diperbaiki "nanti", Anda butuh tiket dengan penanggung jawab dan status, apa pun alatnya.
Step 4
Apakah Anda menjual makanan, minuman, atau barang di lokasi?
Hanya dalam kondisi itu sistem pesanan atau POS menjadi relevan. Periksa apakah sistem itu bisa mencatat biaya ke tagihan tamu di PMS Anda, seperti yang dijelaskan Oracle untuk hotel.
Step 5
Ada berapa salinan kalender Anda?
Setiap alat tambahan yang menyimpan booking adalah satu tempat lagi yang bisa berbeda data. Pilih fitur operasional yang membaca kalender yang sama dengan PMS Anda.
Cara Santara AI menanganinya
Santara AI adalah PMS sekaligus channel manager. Satu kalender per kamar menjadi sumber kebenaran, dan 54 channel penjualan, termasuk Airbnb, Booking.com, Agoda, Traveloka, dan Expedia, diisi dari kalender itu. Di halaman PMS vs OMS kami menjelaskan kenapa kami menyebutnya software operasional, bukan sekadar PMS: catatan booking adalah fondasinya, dan pekerjaan harian dibangun di atasnya.
Bagian operasional yang benar-benar dimiliki Santara AI:
- Tugas pembersihan otomatis. Setiap booking baru membuat tugas pembersihannya sendiri, jadi tugas berasal dari booking, bukan dari orang yang mengetik ulang kalender.
- Papan pembersihan. Tugas ditampilkan per hari, dan Anda bisa menugaskan tiap pekerjaan lalu menandainya selesai. Lihat halaman pembersihan.
- Tiket perawatan. Catat kerusakan atau keluhan sebagai tiket, atur prioritas, tugaskan ke seseorang, lampirkan foto, lalu tandai selesai.
- Daily Brief. Email pukul 6 pagi (default) berisi kedatangan, kepergian, dan jadwal pembersihan hari itu, dikelompokkan per grup properti dengan tombol bagikan ke WhatsApp untuk tiap grup. Selengkapnya di halaman Daily Brief.
Yang bukan Santara AI
Santara AI bukan sistem manajemen pesanan. Tidak ada POS, tidak ada pemesanan restoran atau bar, tidak ada stok ritel, dan tidak ada pengiriman. Jika Anda punya kafe atau toko kecil di villa, Anda tetap perlu POS untuk itu. Santara AI juga tidak punya aplikasi khusus petugas kebersihan dan tidak mengirim jadwal secara otomatis: Anda sendiri yang membagikannya ke WhatsApp.
FAQ
Apa perbedaan OMS dan PMS?
PMS (property management system) menyimpan catatan masa inap: booking, tamu, tarif, dan pembayaran. OMS di sewa jangka pendek biasanya berarti sistem manajemen operasional yang mengubah catatan itu menjadi pekerjaan: pembersihan, perawatan, dan tugas. Di ritel atau restoran, OMS berarti sistem manajemen pesanan.
OMS di hotel singkatan dari apa?
Tergantung siapa yang bicara. Vendor software hotel dan villa biasanya memaksudkan sistem atau software manajemen operasional. Di F&B atau ritel, artinya sistem manajemen pesanan, dan di hotel peran itu biasanya dijalankan oleh POS.
Apakah OMS sama dengan POS?
Tidak. POS menerima dan menagih penjualan di kasir atau di meja. Sistem manajemen pesanan melacak pesanan sepanjang siklusnya, dari dicatat sampai dipenuhi. Di restoran hotel, POS adalah bagian yang langsung dipakai staf, dan bisa mencatat biaya ke PMS.
Apakah villa Airbnb perlu OMS dan PMS sekaligus?
Tidak sebagai dua produk terpisah. Anda butuh fungsi PMS (kalender, booking, tamu) dan sebagian fungsi operasional (pembersihan, perbaikan). Satu sistem yang menjalankan keduanya dari kalender yang sama menghilangkan titik serah terima tempat kesalahan biasa terjadi.
Baca juga
- Cara memilih software manajemen villa
- Hari pergantian tamu tanpa kacau
- Channel manager adalah apa dan cara kerja sinkronisasi kalender
3 bulan pertama gratis.
Gabung Gratis
