PanduanTravelokachannel managerdouble bookingsinkronisasi kalendervilla

Channel manager Traveloka: koneksi TERA tanpa double booking

Siapa yang memesan di Traveloka, cara TERA terhubung ke channel manager, aturan minimum menginap dan rate plan yang sering keliru, dan cara Santara AI menangani Traveloka.

Tai Pham

19 Oktober 20268 menit baca

Sampul bertuliskan Traveloka diisi dari satu kalender, dengan Traveloka dan kanal lain diisi dari satu kalender

Kalau tamu Anda kebanyakan wisatawan domestik, besar kemungkinan sebagian dari mereka memesan lewat Traveloka. Bagi banyak orang Indonesia, Traveloka adalah aplikasi untuk semua urusan perjalanan: tiket pesawat, kereta, lalu penginapan dalam sekali buka aplikasi. Channel manager Traveloka membuat Anda bisa berjualan di Traveloka tanpa mengurus satu kalender lagi secara manual: satu kalender mengisi Traveloka dan kanal lain, jadi malam yang terjual di satu tempat langsung ikut tertutup di tempat lain setelah pembaruan masuk.

Traveloka dikelola lewat ekstranetnya sendiri, TERA. Seperti Agoda, Traveloka berjualan dengan tipe kamar dan rate plan, bukan listing tunggal. Aturan koneksinya punya beberapa detail yang sering membuat host keliru, terutama soal minimum menginap dan bagaimana pembatasan menempel pada rate plan.

Panduan ini membahas siapa yang memesan di Traveloka, cara kerja TERA dan koneksinya menurut halaman mitra Traveloka sendiri, apa yang perlu dicek sebelum koneksi, kesalahan khas Traveloka yang masih memicu masalah setelahnya, dan cara Santara AI menangani Traveloka, termasuk yang belum bisa dilakukan.

Siapa yang memesan di Traveloka

Halaman mitra Traveloka menyebut Traveloka punya kehadiran kuat di Indonesia, Malaysia, Thailand, Vietnam, dan Filipina. Banyak penggunanya membuka aplikasi untuk membeli tiket pesawat atau kereta, lalu memesan penginapan sekalian. Karena itu Traveloka kuat untuk perjalanan domestik dan regional: keluarga dari Jakarta yang terbang ke Bali saat libur panjang, rombongan dari Surabaya yang naik kereta ke Yogyakarta, atau pasangan yang menyeberang ke Lombok setelah Lebaran.

Halaman yang sama mendaftar jenis properti yang diterima Traveloka, dan daftarnya jauh lebih luas dari hotel: villa, apartemen, homestay, guest house, rumah, bed & breakfast, dan lainnya. Jadi satu villa di Canggu atau homestay tiga kamar di Ubud bisa terdaftar. Pendaftaran dimulai di TERA: Anda membuat akun, mengisi formulir properti, lalu Market Manager Traveloka menghubungi Anda untuk memeriksa detail, harga, dan ketersediaan kamar. Dokumen yang diminta menurut halaman itu adalah KTP, salinan buku tabungan, dan izin usaha untuk pendaftaran hotel. Traveloka juga menyatakan tidak ada biaya tambahan untuk mendaftar.

Yang tidak bisa Anda asumsikan adalah berapa banyak booking yang akan datang. Itu tergantung lokasi, harga, dan ulasan Anda. Anggap Traveloka sebagai satu pintu lagi ke kamar yang sama: layak dibuka kalau kalender tetap sinkron, berisiko kalau tidak.

Cara kerja TERA dan koneksi Traveloka

TERA (Traveloka Extranet Reservation System) adalah tempat Anda mengelola kamar, harga, ketersediaan, dan booking. Halaman mitra Traveloka menyebut TERA "terintegrasi dengan berbagai channel manager", dan bisa dipakai di situs web maupun aplikasi seluler.

Dokumentasi konektivitas Traveloka ditulis untuk penyedia software, tetapi ada detail yang penting bagi host:

Kata Traveloka	Artinya bagi Anda
Pembatasan hanya didukung di tingkat rate plan	Minimum menginap dan tanggal tutup menempel pada rate plan, jadi setiap rate plan yang aktif harus terhubung
Min LOS hanya berlaku pada tanggal check-in	Minimum 3 malam di hari Jumat hanya mengikat tamu yang check-in hari Jumat
Min Night for Stay-Through berlaku untuk setiap malam menginap	Booking yang mencakup satu malam dengan aturan ini harus memenuhi minimumnya
Ada harga per kamar dan harga per jumlah tamu	TERA dan alat koneksi Anda harus memakai model harga yang sama
Satu booking tidak bisa berisi beberapa tipe kamar	Rombongan yang butuh dua tipe villa masuk sebagai dua booking
Pembayaran ke properti: Direct Bill atau VCC	Cara Anda dibayar tergantung kontrak, bukan channel manager

Dua jenis minimum menginap inilah yang paling sering terlewat. Kalau Anda memasang "minimum 3 malam" pada malam 31 Desember dan ingin setiap booking yang mencakup malam tahun baru wajib 3 malam, Anda butuh versi stay-through. Versi yang hanya melihat tanggal check-in tetap membolehkan tamu datang tanggal 30 dan menginap 2 malam, 30 dan 31 Desember.

Pembayaran juga bisa berbeda per booking. Traveloka punya opsi Bayar di Hotel (Pay at Hotel), dan menurut Traveloka sendiri pembayarannya dilakukan langsung ke properti (Pusat Bantuan Traveloka). Kalau Anda menerima booking seperti ini, staf Anda perlu tahu untuk menagih saat tamu datang.

Perbandingan dua minimum menginap Traveloka: Min LOS pada tanggal check-in vs stay-through untuk setiap malam — Dengan minimum 3 malam pada 31 Desember, dua jenis minimum menginap memperlakukan tamu yang tiba tanggal 30 secara berbeda.

Yang perlu dicek sebelum koneksi Traveloka

Alat apa pun yang Anda pakai, jalankan daftar ini dulu. Kalau sinkronisasi kalender masih baru bagi Anda, baca dulu apa itu channel manager dan cara kerja sinkronisasi kalender.

Anda bisa masuk ke TERA. Koneksi melekat pada akun Traveloka Anda. Kalau agen atau pengelola lama yang membuatnya, ambil kembali aksesnya dulu.
Anda tahu siapa Market Manager Anda. Traveloka menugaskan satu orang saat pendaftaran. Tanyakan cara mengaktifkan koneksi channel manager untuk properti Anda, karena langkahnya bisa berbeda per pasar.
Setiap tipe kamar cocok dengan satu kamar nyata. Tipe kamar di TERA yang dipasangkan ke kamar yang salah akan menutup tanggal yang salah.
Jumlah kamar benar. Punya dua villa identik berarti tipe kamar itu menjual 2, bukan 5.
Anda tahu rate plan mana yang laku. Karena pembatasan ada di rate plan, rate plan yang tidak terhubung tetap berjualan dengan aturan lama.
Booking Traveloka mendatang sudah dicatat. Setelah koneksi, cek apakah semuanya muncul di kalender baru.
Tidak ada alat lain yang mengirim pembaruan ke TERA. Dua alat yang mengirim ke satu kanal akan saling menimpa.

Kalau selama ini Anda memakai tautan iCal, rencanakan untuk menghapusnya begitu koneksi sebenarnya berjalan. iCal hanya membawa tanggal yang diblokir, tanpa harga dan minimum menginap, seperti dijelaskan di artikel iCal vs channel manager.

Kesalahan channel manager Traveloka yang perlu dihindari

Koneksi Traveloka membuat double booking jarang terjadi, bukan mustahil. Kesalahan berikut menjadi penyebab sebagian besar masalah yang tersisa.

Menutup tanggal manual di TERA. Begitu Traveloka diisi dari channel manager, tanggal yang Anda tutup hanya di TERA hanya tertutup di Traveloka. Kanal lain tetap menjualnya, dan pembaruan berikutnya dari kalender Anda bisa membukanya lagi. Tutup tanggal di kalender yang mengisi semua kanal.

Rate plan sisa. Rate plan promo yang dibuat untuk libur Lebaran tahun lalu mungkin masih bisa dipesan. Kalau tidak terhubung, rate plan itu tidak menerima minimum menginap atau tanggal tutup terbaru. Tutup atau hapus rate plan yang tidak dipakai.

Salah memilih jenis minimum menginap. Seperti dijelaskan di atas, versi tanggal check-in dan versi stay-through bekerja berbeda. Putuskan sebelum musim ramai, bukan di tengahnya. Panduan sinkronkan harga dan minimum menginap saat musim ramai membahasnya lebih dalam.

Model harga tidak cocok. Kalau TERA menghitung harga per jumlah tamu tetapi alat Anda mengirim satu harga per kamar, tamu bisa melihat harga yang tidak Anda maksud. Pilih satu model dan samakan di kedua sisi.

Kaget dengan Bayar di Hotel. Tamu Bayar di Hotel yang membayar saat check-in adalah hal biasa di Traveloka. Kalau staf Anda terbiasa dengan booking prabayar, cek jenis pembayaran setiap booking di daftar kedatangan.

Satu penyebab tetap ada meski pengaturan rapi: dua tamu memesan malam yang sama di dua kanal dalam jeda singkat sebelum pembaruan sampai ke kanal lain. Kalau terjadi, panduan double booking: apa yang harus dilakukan memandu satu jam pertama.

Cara Santara AI menjadi channel manager Traveloka Anda

Santara AI menggantikan PMS sekaligus channel manager. Setiap kamar punya satu kalender, dan setiap kanal yang terhubung diisi dari kalender itu. Traveloka adalah salah satu dari 54 kanal yang bisa Anda hubungkan.

Step 1

Cari Traveloka di katalog kanal

Ketik Traveloka di katalog kanal dalam aplikasi dan mulai koneksi. Panduan di Santara AI menunjukkan langkah yang diminta Traveloka.

Step 2

Pasangkan setiap tipe kamar dengan kamar

Cocokkan setiap tipe kamar di TERA dengan kamar yang benar di Santara AI, kamar yang sama dengan listing Airbnb atau Booking.com Anda. Satu kamar nyata, satu kalender.

Step 3

Konfirmasi jumlah unit

Sebelum apa pun dikirim ke listing yang aktif, Anda mengonfirmasi berapa unit identik yang dijual setiap kamar. Ketersediaan dibatasi di angka itu, jadi villa 1 unit tidak pernah ditawarkan sebagai 2.

Step 4

Aktifkan dan cek satu booking

Mengaktifkan adalah langkah Anda. Setelah itu, bandingkan satu booking Traveloka mendatang dengan kalender dan pastikan tanggalnya sudah tertutup di kanal lain.

Setelah aktif, ketersediaan, harga per malam, minimum menginap (saat check-in atau sepanjang menginap), maksimum menginap, closed to arrival, closed to departure, dan stop sell dikirim dari satu kalender. Booking, perubahan, dan pembatalan dari Traveloka masuk ke kalender yang sama dan mengurangi ketersediaan di kanal lain. Pembaruan berjalan lewat antrean dengan percobaan ulang; kalau kanal menolak pembaruan, penolakan itu dicatat agar Anda bisa melihatnya, tidak dibuang diam-diam. Harga nol atau harga sementara tidak pernah dikirim. Halaman integrasi menampilkan Traveloka bersama Airbnb, Booking.com, Agoda, Tiket.com, Expedia, Trip.com, dan Google Vacation Rentals.

Aturan setelah Traveloka terhubung: tutup tanggal di satu kalender, hubungkan semua rate plan, balas tamu di TERA — Aturan yang menjaga Traveloka tetap cocok setelah terhubung ke satu kalender.

Yang belum dilakukan Santara AI untuk Traveloka

Pesan dan permintaan tamu Traveloka tidak masuk ke inbox Santara AI. Hanya pesan Airbnb, Booking.com, dan Expedia yang masuk, jadi tetap balas tamu Traveloka di TERA. Santara AI mengirim harga dan minimum menginap yang sama ke semua kanal; tidak ada harga atau markup khusus Traveloka. Santara AI tidak mengurus pembayaran dari Traveloka atau penagihan Bayar di Hotel. Santara AI juga tidak membuat listing Traveloka: Anda menghubungkan properti yang sudah ada, dan memutus koneksi hanya menghentikan sinkronisasi tanpa menghapus listing atau reservasinya.

FAQ

Apakah Traveloka bisa terhubung dengan channel manager?

Bisa. Halaman mitra Traveloka menyebut TERA terintegrasi dengan berbagai channel manager. Tanyakan ke Market Manager cara mengaktifkan koneksi untuk properti Anda, dan pastikan alat Anda mencantumkan Traveloka.

Bisakah villa atau homestay didaftarkan di Traveloka?

Bisa. Daftar jenis properti Traveloka mencakup villa, apartemen, homestay, guest house, dan rumah. Anda mendaftar di TERA dan Market Manager memeriksa detailnya.

Apa beda Min LOS dan minimum stay-through di Traveloka?

Min LOS hanya berlaku pada tanggal check-in. Min Night for Stay-Through berlaku untuk setiap malam menginap, jadi booking yang mencakup malam yang dibatasi harus memenuhi minimumnya.

Bisakah saya membalas tamu Traveloka di Santara AI?

Belum. Booking Traveloka tersinkron ke kalender Santara AI, tetapi pesannya tidak. Balas tamu Traveloka di TERA.