Quyền riêng tư và kiểm soát dữ liệu

Chính sách này giải thích cách Santara AI xử lý dữ liệu cá nhân trên website công khai, dashboard, các kênh được kết nối, trang đặt phòng trực tiếp và tính năng hỗ trợ bởi AI.

Chính sách áp dụng cho chủ nhà và người vận hành, thành viên workspace và người dọn, khách có dữ liệu được cung cấp qua booking hoặc kênh kết nối, người truy cập website và người liên hệ hoặc yêu cầu sử dụng dịch vụ.

Aircierge AI LLC, một công ty trách nhiệm hữu hạn được thành lập tại Wyoming với văn phòng chính tại 1021 E Lincolnway 10163, Cheyenne, WY 82001, Hoa Kỳ, là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân được xử lý cho website công khai, tài khoản và quan hệ dịch vụ trực tiếp của Santara.

Khi Santara xử lý dữ liệu khách, đặt phòng hoặc đội nhóm do chủ nhà cung cấp hoặc được cung cấp thay mặt chủ nhà, chủ nhà hoặc người vận hành là bên kiểm soát và Aircierge AI LLC là bên xử lý dữ liệu. Công ty TNHH AirCierge AI tại Việt Nam hỗ trợ cung cấp dịch vụ với vai trò bên xử lý dữ liệu.

Dữ liệu thực tế phụ thuộc vào tính năng bạn sử dụng và dịch vụ bạn chủ động kết nối.

Chúng tôi nhận dữ liệu trực tiếp từ người dùng, thành viên workspace và các dịch vụ họ chủ động kết nối.

Chúng tôi chỉ sử dụng dữ liệu khi cần để cung cấp dịch vụ, bảo vệ nền tảng hoặc thực hiện nghĩa vụ pháp lý. Cơ sở xử lý phụ thuộc vào loại dữ liệu, tính năng được sử dụng và pháp luật áp dụng.

Khi phù hợp, việc xử lý dựa trên thực hiện hợp đồng với bạn, tuân thủ nghĩa vụ pháp lý, lợi ích hợp pháp của chúng tôi trong việc vận hành và bảo vệ dịch vụ, hoặc sự đồng ý khi chúng tôi yêu cầu riêng. Khi dựa trên lợi ích hợp pháp, chúng tôi cân nhắc mục đích, tính cần thiết và ảnh hưởng có thể có đối với người liên quan.

Một số tính năng Santara sử dụng nhà cung cấp AI, gồm OpenAI hoặc Anthropic tùy theo tính năng và cấu hình, để tạo bản nháp, tóm tắt, phân loại hoặc khuyến nghị.

Khi một tính năng AI được sử dụng, dịch vụ gửi phần đầu vào và bối cảnh vận hành cần thiết để trả về kết quả. Dữ liệu không được gửi tới nhà cung cấp AI chỉ vì nó đang được lưu trong Santara.

Santara không sử dụng nội dung workspace để huấn luyện một mô hình AI đa dụng của riêng mình. Nhà cung cấp AI xử lý nội dung được gửi theo điều khoản API, biện pháp kiểm soát dữ liệu và cấu hình lưu giữ áp dụng; các điều kiện này có thể khác nhau theo nhà cung cấp và cấu hình.

Một số công cụ dành cho chủ nhà phân loại tín hiệu vận hành hoặc hiển thị điểm khách và nhãn như ‘Rủi ro’. Các chỉ báo này hỗ trợ việc xem xét và ưu tiên; chúng không quyết định một người có được lưu trú hay không. Tùy pháp luật áp dụng, một người có thể yêu cầu giải thích hoặc phản đối việc lập hồ sơ có sử dụng dữ liệu cá nhân của mình.

Trợ lý Santara công khai có thể gửi cuộc hội thoại và bối cảnh trang cần thiết để trả lời câu hỏi của khách truy cập tới nhà cung cấp AI. Không cung cấp mật khẩu, thông tin thẻ thanh toán hoặc dữ liệu khách không cần thiết cho trợ lý.

Trợ lý AI bạn kết nối. Thành viên không gian làm việc có thể kết nối một trợ lý AI bên ngoài, như ChatGPT, Claude hoặc Grok, qua máy chủ MCP của Santara AI tại mcp.santara.ai. Thành viên đăng nhập Santara AI, chọn một không gian làm việc và chấp thuận kết nối; sau đó Santara AI cấp cho trợ lý một khoá truy cập. Mật khẩu của thành viên không bao giờ được chia sẻ với trợ lý.

Khi thành viên hỏi, trợ lý chỉ nhận dữ liệu của không gian làm việc cần để trả lời, được đọc theo đúng vai trò của chính thành viên đó. Dữ liệu này có thể gồm đặt phòng, tên, thông tin liên hệ và tin nhắn của khách, lịch và giá, dọn phòng, yêu cầu hỗ trợ, đánh giá và doanh thu. Mã cửa và mật khẩu Wi-Fi không bao giờ được gửi tới trợ lý bên ngoài. Thông tin thanh toán, dữ liệu thẻ và quản lý đội ngũ không bao giờ được cung cấp cho trợ lý.

Chủ sở hữu và quản trị viên chọn trên trang Trợ lý AI loại thay đổi nào trợ lý được làm ngay, loại nào chỉ được đề xuất để thành viên duyệt trong cuộc trò chuyện, và loại nào không bao giờ được làm. Santara AI ghi lại mọi thay đổi trợ lý thực hiện hoặc đề xuất: trợ lý nào, thành viên nào, thay đổi gì và khi nào. Với mỗi yêu cầu của trợ lý, chúng tôi ghi lại công cụ được dùng, kết quả và thời gian; chúng tôi không lưu cuộc trò chuyện với trợ lý và không ghi lại các giá trị được gửi kèm yêu cầu.

Nhà cung cấp trợ lý, ví dụ OpenAI cho ChatGPT hoặc Anthropic cho Claude, xử lý những gì họ nhận được theo điều khoản và chính sách quyền riêng tư của chính họ. Nhà cung cấp đó không phải là bên xử lý dữ liệu của chúng tôi, nên việc xử lý dữ liệu bên trong trợ lý tuân theo cài đặt của nhà cung cấp và tài khoản riêng của thành viên tại đó.

Thành viên có thể ngắt kết nối trợ lý bất cứ lúc nào trong Cài đặt → Kênh → Ứng dụng. Khi đó khoá truy cập ngừng hoạt động với các thay đổi trong vài giây và với việc đọc trong vòng mười phút. Bản ghi hành động của trợ lý được lưu cùng các bản ghi hoạt động khác của không gian làm việc và bị xoá cùng không gian làm việc.

Đầu ra AI có thể thiếu hoặc không chính xác. Chủ nhà nên xem lại tin nhắn gửi khách, thay đổi giá và quyết định vận hành trước khi hành động.

Chúng tôi chỉ sử dụng nhà cung cấp khi cần để vận hành tính năng, cung cấp dịch vụ hoặc thực hiện nghĩa vụ pháp lý.

Hạ tầng ứng dụng chính của Santara được vận hành trên AWS tại Singapore. Aircierge AI LLC, Công ty TNHH AirCierge AI và các nhà cung cấp dịch vụ của chúng tôi cũng có thể xử lý dữ liệu tại những quốc gia nơi họ hoạt động.

Đối với hoạt động chuyển dữ liệu quốc tế cần cơ chế bảo đảm, bao gồm hoạt động chuyển dữ liệu thuộc pháp luật bảo vệ dữ liệu của Liên minh Châu Âu, chúng tôi sử dụng Các điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn của Ủy ban Châu Âu cùng các biện pháp tổ chức và kỹ thuật phù hợp.

Chúng tôi chỉ lưu dữ liệu trong thời gian cần thiết để cung cấp dịch vụ, duy trì tài khoản, giải quyết tranh chấp, bảo vệ nền tảng và thực hiện nghĩa vụ pháp lý. Thời gian lưu được xác định theo loại hồ sơ, trạng thái tài khoản, nhu cầu vận hành và yêu cầu áp dụng về thuế, kế toán, bảo mật và pháp luật.

Khi một workspace được chấp thuận xóa, dữ liệu vận hành đang hoạt động sẽ đi vào quy trình xóa. Một số hồ sơ có thể được giữ lâu hơn vì thuế, kế toán, chống gian lận, bảo mật, khiếu nại pháp lý hoặc yêu cầu hợp pháp khác. Bản sao lưu hết hạn theo chu kỳ lưu trữ riêng thay vì được chỉnh sửa từng bản.

Santara sử dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức nhằm giảm nguy cơ truy cập trái phép, mất, lạm dụng hoặc thay đổi dữ liệu. Dữ liệu được truyền qua TLS, quyền truy cập workspace được giới hạn theo vai trò và thông tin kết nối được bảo vệ.

Quyền thành viên có thể bị thu hồi và quyền truy cập hỗ trợ phải giới hạn ở phần cần thiết để xử lý yêu cầu. Không hệ thống truyền hoặc lưu trữ qua internet nào có thể được bảo đảm an toàn tuyệt đối.

Tùy theo pháp luật áp dụng và mối quan hệ của bạn với Santara, bạn có thể có các quyền sau:

Gửi email tới hello@santara.ai với tiêu đề “Yêu cầu dữ liệu cá nhân” và mô tả tài khoản, workspace hoặc booking liên quan cùng quyền bạn muốn thực hiện.

Chúng tôi có thể yêu cầu thông tin cần thiết để xác minh danh tính, thẩm quyền và phạm vi yêu cầu trước khi cung cấp, sửa hoặc xóa dữ liệu. Nếu Santara chỉ xử lý dữ liệu theo hướng dẫn của chủ nhà, chúng tôi có thể chuyển yêu cầu tới chủ nhà đó hoặc hỗ trợ họ phản hồi.

Chúng tôi sẽ xác nhận và phản hồi trong thời hạn do pháp luật áp dụng yêu cầu. Yêu cầu có thể được gia hạn, giới hạn hoặc từ chối khi pháp luật cho phép, bao gồm trường hợp không thể xác minh danh tính hoặc thẩm quyền. Bạn cũng có thể khiếu nại tới cơ quan bảo vệ dữ liệu có thẩm quyền theo pháp luật áp dụng.

Santara sử dụng cookie cần thiết cho đăng nhập, làm mới phiên, ngôn ngữ, giao diện và quyền truy cập của khách đã xác minh. Dịch vụ tích hợp như Stripe có thể đặt cookie khi tính năng tương ứng được sử dụng.

Trên website Santara công khai, Google Analytics có thể nhận trang đã xem, nguồn truy cập, thời điểm, thông tin trình duyệt và thiết bị, vị trí gần đúng suy ra từ IP và mã nhận dạng cookie. Chúng tôi dùng thông tin này để hiểu và cải thiện website, không phải để cung cấp nội dung booking của khách cho Google.

Google Analytics được bật mặc định trên website Santara công khai, với địa chỉ IP được ẩn danh. Khách truy cập có thể chặn hoặc xoá cookie phân tích trong cài đặt trình duyệt, hoặc dùng tiện ích chặn Google Analytics của Google, mà vẫn sử dụng website công khai bình thường.

Santara được thiết kế cho chủ nhà, người vận hành và đội nhóm, không hướng trực tiếp tới trẻ em. Dữ liệu booking có thể chứa thông tin do người lớn cung cấp về người đi cùng khi thông tin đó cần thiết để phục vụ kỳ nghỉ.

Nếu bạn cho rằng dữ liệu trẻ em được cung cấp không phù hợp, hãy liên hệ để chúng tôi xem xét và thực hiện biện pháp phù hợp.

Chúng tôi có thể cập nhật chính sách khi sản phẩm, nhà cung cấp hoặc nghĩa vụ pháp lý thay đổi. Ngày cập nhật gần nhất được ghi ở đầu trang. Nếu thay đổi ảnh hưởng đáng kể đến cách dữ liệu được xử lý, chúng tôi sẽ cung cấp thông báo phù hợp.

Câu hỏi, khiếu nại hoặc yêu cầu về dữ liệu cá nhân có thể gửi tới hello@santara.ai.