Channel manager là gì? Đồng bộ lịch Airbnb, Booking và trùng phòng
Channel manager đồng bộ những gì, không đụng tới những gì, và vì sao đã bật đồng bộ lịch Airbnb, Booking mà homestay vẫn có thể trùng phòng.
Tai Pham
Bạn đăng homestay lên Airbnb, rồi Booking.com, rồi thêm Agoda. Mỗi trang có một lịch riêng, và mỗi lần có khách đặt, bạn phải đăng nhập vào các trang còn lại để đóng đúng những đêm đó. Cách này chạy được cho đến một tối bạn quên, và hai nhóm khách cùng đến nhận một phòng vào dịp 30/4.
Vậy channel manager là gì? Đó là phần mềm quản lý kênh làm thay bạn việc đóng mở lịch ấy. Bạn chỉ giữ một lịch, còn channel manager giữ cho mọi trang đặt phòng khớp với lịch đó. Nghe đơn giản, và phần lớn đúng là đơn giản. Nhưng nhiều chủ nhà bật channel manager rồi vẫn bất ngờ khi gặp trùng phòng, vì nguyên nhân thường không nằm ở chỗ họ nghĩ.
Bài này giải thích channel manager thực sự làm gì, những gì nó không đụng tới, vì sao vẫn có thể trùng phòng khi đã đồng bộ, và khi nào bạn thật sự cần một công cụ như vậy.
Channel manager là gì?
Kênh là bất kỳ nơi nào khách có thể đặt phòng của bạn: Airbnb, Booking.com, Agoda, Expedia, Trip.com, Google Vacation Rentals, hoặc website đặt phòng trực tiếp của chính bạn. Channel manager đứng ở giữa. Bạn thay đổi ở một chỗ, nó gửi thay đổi đó tới mọi kênh đã kết nối. Khi khách đặt trên bất kỳ kênh nào, lượt đặt quay về cùng một lịch, và những đêm đó đóng lại trên tất cả các kênh khác.
Dòng dữ liệu chạy theo hai chiều:
- Từ bạn ra các kênh: đêm nào còn trống, giá bao nhiêu, và điều kiện để đặt.
- Từ các kênh về bạn: lượt đặt mới, thay đổi của lượt đặt cũ, và lượt hủy.
Ý quan trọng nhất là một nguồn dữ liệu duy nhất. Mỗi phòng có một lịch mà bạn tin tưởng, còn mọi trang đặt phòng chỉ là bản sao của lịch đó. Bạn thôi sửa năm cái lịch, chỉ sửa một.
Đồng bộ lịch Airbnb, Booking: cái gì đồng bộ, cái gì không
Đây là chỗ nhiều người nhầm nhất. Channel manager lo lịch và bảng giá, không lo toàn bộ tin đăng. Ảnh, mô tả và đánh giá vẫn nằm riêng trên từng trang.
| Hạng mục | Channel manager có đồng bộ không? | Ghi chú |
| Phòng trống (đêm mở hay đóng) | Có | Việc chính |
| Giá mỗi đêm | Có | Một giá mỗi đêm, gửi tới mọi kênh |
| Số đêm tối thiểu và tối đa | Có | Kể cả quy tắc "tối thiểu tính từ ngày đến" |
| Không nhận khách đến / không trả phòng (CTA/CTD) | Có | Chặn nhận hoặc trả phòng vào ngày chọn |
| Ngừng bán (stop sell) | Có | Đóng ngày trên các kênh dù chưa có khách |
| Lượt đặt mới, thay đổi, hủy | Có, chiều về | Tất cả về chung một lịch |
| Ảnh và mô tả tin đăng | Không | Sửa trên từng trang |
| Đánh giá | Không | Mỗi trang giữ riêng |
| Nội quy, tiện nghi, chính sách hủy | Không | Cài trên từng trang |
| Tin nhắn của khách | Không, là tính năng riêng | Một số công cụ có hộp thư chung |
Hai thuật ngữ trong bảng cần nói rõ. CTA (closed to arrival) nghĩa là khách không được bắt đầu kỳ ở vào ngày đó, nhưng vẫn có thể ở qua ngày đó. CTD (closed to departure) nghĩa là không ai được trả phòng ngày đó. Chủ nhà dùng hai quy tắc này để tránh những khoảng trống một đêm khó bán, hoặc để ngày thứ Bảy đông khách không có ca dọn phòng.
Đồng bộ lịch hoạt động thế nào, từng bước
Khi mọi thứ chạy tốt, bạn không cần nghĩ tới nó. Đây là những gì xảy ra phía sau khi có khách đặt.
Step 1
Khách đặt trên một kênh
Giả sử bạn có bốn phòng ở một homestay tại Hội An, và một khách đặt Phòng 2 trên Booking.com trong ba đêm.
Step 2
Lượt đặt quay về lịch của bạn
Kênh gửi lượt đặt cho channel manager. Nó hiện trên lịch của Phòng 2 với tên khách, ngày ở và số tiền.
Step 3
Phòng trống giảm trên mọi kênh khác
Phòng 2 không còn phòng nào cho những đêm đó. Channel manager gửi thông tin này tới Airbnb, Agoda và mọi kênh đã kết nối.
Step 4
Các thay đổi tiếp tục chảy về
Nếu sau đó khách rút ngắn kỳ ở hoặc hủy, thay đổi đó cũng quay về, và những đêm được trả lại mở bán trên các kênh khác.
Mỗi bước ở trên là một thông điệp gửi từ hệ thống này sang hệ thống khác. Thông điệp cần một chút thời gian để đi, và thỉnh thoảng một kênh từ chối nó. Một channel manager tốt sẽ xếp cập nhật vào hàng đợi, gửi lại khi lỗi, và ghi lại mọi lần thất bại để bạn thấy được. Cũng vì hàng đợi đó mà không công cụ trung thực nào hứa đồng bộ không có độ trễ. Khoảng trễ ngắn, nhưng không bao giờ bằng không.
Vì sao đã có channel manager vẫn trùng phòng
Channel manager khiến trùng phòng trở nên hiếm. Nó không làm trùng phòng biến mất hoàn toàn, và phần lớn các trường hợp còn lại đến từ cách dùng chứ không phải do phần mềm hỏng. Đây là những nguyên nhân nên kiểm tra trước.
Chặn ngày trên trang đặt phòng thay vì trên lịch của bạn. Bạn đóng mấy ngày Tết ngay trong ứng dụng Airbnb để cả nhà về chơi. Channel manager không hề biết, nên mấy ngày đó vẫn mở trên Booking.com. Cách sửa: luôn chặn ngày trên lịch chính, không bao giờ chặn ở phía kênh.
Link iCal cũ vẫn còn chạy. Trước khi có channel manager, có lẽ bạn đã nối Airbnb và Booking.com bằng link iCal. Nếu các link đó vẫn bật, giờ có hai hệ thống cùng ghi vào một lịch. iCal chỉ mang theo những ngày bị chặn, cập nhật theo lịch riêng của trang đặt phòng (thường vài tiếng một lần), và có thể lặng lẽ mở hoặc đóng những đêm channel manager vừa cài. Hãy gỡ chúng khi kết nối đã chạy.
Hai nguồn dữ liệu. Một công cụ thứ hai, một file Excel, hoặc một nhân viên có tài khoản riêng cũng đang sửa phòng trống. Chỉ một hệ thống được phép đổi giá và phòng trống. Mọi thứ khác chỉ được xem.
Sai số lượng phòng. Nếu bạn bán ba bungalow giống nhau ở Phú Quốc dưới một tin đăng, số lượng phòng phải là 3. Đặt là 3 khi thực tế chỉ có 2, khách thứ ba sẽ đặt được một căn không tồn tại. Đặt là 1 khi có 3, bạn mất doanh thu.
Lượt đặt bị sửa ở phía kênh. Khách nhờ bộ phận hỗ trợ của Airbnb dời ngày, hoặc trang đặt phòng tự điều chỉnh lượt đặt. Thay đổi đó về như một lần sửa, nhưng nếu trong lúc ấy bạn cũng sửa tay phòng đó, hai bên có thể va nhau. Hãy kiểm tra những lượt đặt bị sửa khi chúng về.
Khoảng trễ ngắn khi cập nhật đang đi. Nếu hai khách trên hai kênh cùng bấm đặt đêm trống cuối cùng gần như cùng lúc, cả hai kênh có thể nhận trước khi cập nhật kịp tới. Chuyện này hiếm, và là nguyên nhân duy nhất không cách cài đặt nào loại bỏ được hoàn toàn.
Khi nào bạn cần phần mềm quản lý kênh?
Hiểu channel manager là gì rồi, câu hỏi tiếp theo là bạn đã cần nó chưa. Không phải chủ nhà nào cũng cần. Một quy tắc đơn giản:
- Một phòng, một kênh: chưa cần. Lịch của chính trang đặt phòng là đủ.
- Một hai phòng, hai kênh: cẩn thận thì vẫn xoay xở được, nhưng đây thường là lúc lần trùng phòng đầu tiên xảy ra.
- Từ ba phòng trở lên, hoặc từ ba kênh trở lên: channel manager tự bù lại chi phí bằng những lỗi tránh được và thời gian tiết kiệm được.
- Có thêm website đặt phòng trực tiếp: bạn cần một hệ thống coi website của mình là một kênh nữa, đóng ngày ở đó luôn.
Câu hỏi còn lại là bạn cần gì xung quanh lịch. Nếu bạn cũng cần lịch dọn phòng, tin nhắn khách và báo cáo, hãy đọc bài so sánh PMS hay channel manager trước khi mua hai công cụ riêng. Bài cách chọn phần mềm quản lý villa có danh sách câu hỏi cho quyết định này.
Santara AI đồng bộ kênh như thế nào
Santara AI thay cả PMS lẫn channel manager, nên mỗi phòng chỉ có một lịch, và mọi kênh được cấp dữ liệu từ lịch đó. Bạn có thể kết nối tới 54 kênh bán phòng, gồm Airbnb, Booking.com, Agoda, Expedia, Trip.com và Google Vacation Rentals.
- Bạn dùng tài khoản sẵn có. Santara AI không bao giờ tạo tin đăng. Với Airbnb, bạn đăng nhập và chọn những tin đăng muốn đưa vào. Với Booking.com, bạn bật nhà cung cấp kết nối hiện trong hộp thoại kết nối của Santara AI ngay trong extranet Booking.com, nhập Hotel ID, rồi ghép từng phòng. Các kênh khác kết nối từ danh mục kênh trong ứng dụng, có hướng dẫn từng bước. Bạn có thể kết nối nhiều tài khoản cho một kênh.
- Nhập dữ liệu trước, chạy thật sau. Các lượt đặt sắp tới được nhập vào. Với Airbnb, giá thật của bạn được đọc mà không thay đổi gì, và thứ gì không đọc được an toàn sẽ được báo lại thay vì đoán. Bước chạy thật do bạn làm: bạn xác nhận số lượng phòng của từng phòng trước khi có bất cứ thứ gì được đẩy lên kênh.
- Những gì được gửi đi: phòng trống, giá mỗi đêm, số đêm tối thiểu (tính từ ngày đến hoặc tính cả kỳ ở), số đêm tối đa, CTA, CTD và ngừng bán, với giá trị mặc định theo thứ trong tuần và tùy chỉnh theo từng ngày.
- Những gì quay về: lượt đặt mới, thay đổi và hủy từ mọi kênh đã kết nối đều về cùng một lịch, và một lượt đặt trên một kênh làm giảm phòng trống trên tất cả kênh còn lại.
- Các lớp bảo vệ: phòng trống không bao giờ vượt số lượng phòng, giá bằng 0 hoặc giá tạm không bao giờ được đẩy lên kênh, và cập nhật đi qua hàng đợi có gửi lại. Nếu một kênh từ chối cập nhật, lần đó được ghi lại, không bị bỏ qua.
- Website của bạn cũng là một kênh. Website đặt phòng trực tiếp bán trên cùng lịch, nên một lượt đặt trực tiếp sẽ đóng ngày trên mọi kênh.
Ngắt kết nối một kênh chỉ dừng đồng bộ. Nó không bao giờ xóa tin đăng hay các lượt đặt của bạn.
Những gì Santara AI không làm
Giá giống nhau trên mọi kênh; chưa hỗ trợ cộng thêm giá theo từng kênh hay số đêm tối thiểu riêng cho từng kênh. Ảnh và mô tả tin đăng không được đẩy lên các trang đặt phòng, nên bạn vẫn sửa chúng trên từng trang. iCal không phải là một tính năng, nên hãy tắt các link cũ khi kênh đã kết nối.
FAQ
Channel manager là gì, nói đơn giản?
Là phần mềm giữ cho phòng trống, giá và điều kiện đặt phòng giống nhau trên mọi trang bạn đăng, đồng thời đưa lượt đặt từ tất cả các trang về một lịch.
Channel manager có đồng bộ lịch Airbnb và Booking không?
Có. Một lượt đặt trên Booking.com sẽ đóng những đêm đó trên Airbnb và ngược lại, miễn là cả hai đều kết nối với channel manager và không còn link iCal cũ nào chạy song song.
Vì sao đã đồng bộ lịch mà vẫn trùng phòng?
Thường vì ngày bị chặn trên trang đặt phòng thay vì trên lịch chính, link iCal cũ vẫn bật, số lượng phòng cài sai, hoặc hai khách đặt đêm cuối cùng gần như cùng lúc.
iCal có giống channel manager không?
Không. Link iCal chỉ chia sẻ những ngày bị chặn, theo lịch cập nhật riêng của trang đặt phòng. Nó không đồng bộ được giá hay số đêm tối thiểu, và không mang theo thông tin lượt đặt.
Đọc tiếp
3 tháng đầu miễn phí.
Tham gia miễn phí
