Ngày dọn phòng không rối: hệ thống dọn dẹp cho 5 đến 50 căn
Ngày dọn phòng luôn hỏng ở ba chỗ, dù bạn có 5 hay 50 căn. Đây là nhịp làm việc, checklist theo khu vực và quy tắc chụp ảnh giúp nhận phòng 14 giờ luôn đúng hẹn.
Tai Pham
13 giờ 40. Khách của căn Đồi Thông nhận phòng lúc 14 giờ, và không ai nói chắc được khăn tắm đã thay chưa. Chị dọn phòng bảo đã làm Phòng 2. Bạn thì muốn nói Phòng 3. Khách cũ trả phòng lúc 11 giờ 45, không phải 11 giờ.
Ngày dọn phòng hỏng ở đúng ba chỗ, dù bạn có 5 hay 50 căn. Dưới đây là một cách làm giữ được nhịp.
Ba chỗ hay hỏng
1. Không ai nắm danh sách. Kế hoạch nằm trong đầu bạn hoặc trôi mất trong nhóm Zalo. Người dọn ngồi chờ hỏi "hôm nay làm phòng nào?".
2. Trả và nhận trong cùng một ngày. Trả phòng 11 giờ, nhận phòng 14 giờ, ba tiếng, một người dọn, còn hai căn khác. Trễ một chỗ là trễ cả dây.
3. Không có bằng chứng đã xong. "Xong rồi anh" không phải bằng chứng. Bạn chỉ biết ống thoát nước chưa được làm khi đọc đánh giá.
Nhịp làm việc mỗi ngày
Step 1
Tối hôm trước, 20 giờ
Lập danh sách ngày mai từ lịch trả và nhận phòng thật, không dựa vào trí nhớ. Đánh dấu đậm các căn trả và nhận trong ngày. Gửi kế hoạch vào nhóm trước khi đi ngủ.
Step 2
8 giờ — bắt đầu
Người dọn báo căn mình làm trước. Túi bổ sung đã chuẩn bị: bộ ga, đồ dùng phòng tắm, túi rác. Thiếu gì mua ngay lúc này, không phải lúc 13 giờ 30.
Step 3
11 giờ — trả phòng
Xác nhận căn đã trống rồi mới vào. Khách nào trễ thì báo ngay vào nhóm để đổi thứ tự.
Step 4
14 giờ — nhận phòng
Mọi căn có khách đến đều có ảnh và báo xong trước 13 giờ 30. Nửa tiếng dự phòng là bảo hiểm của bạn.
Step 5
16 giờ — rà soát
Mười phút: xem ảnh, ghi hư hỏng và đồ sắp hết, đóng ngày. Xử lý hôm nay rẻ hơn ngày mai.
Checklist theo khu vực
| Khu vực | Phải làm | Ảnh bắt buộc |
| Phòng ngủ | Thay ga, kiểm tra gầm giường, remote điều hòa | Giường đã trải, ảnh rộng |
| Phòng tắm | Tóc ở ống thoát, gương, chân bồn cầu | Vòi sen và lavabo |
| Bếp | Dọn tủ lạnh, cất chén bát, lau bếp | Tủ lạnh mở, bồn rửa |
| Phòng khách | Gối, sàn, thẻ Wi-Fi đúng chỗ | Ảnh rộng từ cửa |
| Ban công | Lau bàn ghế, đổ rác | Toàn cảnh ban công |
Quy tắc chụp ảnh
- Cùng một góc mỗi lần, chụp từ cửa để so với hôm qua.
- Chỉ chụp sau khi dọn, ảnh "trước" không chứng minh gì.
- Hư hỏng: một ảnh cận, một ảnh rộng.
- Không có ảnh là chưa xong. Nói một lần và giữ đúng.
Khi ngày vẫn trễ
Step 1
12 giờ 30
căn trả và nhận trong ngày chưa bắt đầu thì gọi thêm người từ cụm gần nhất.
Step 2
13 giờ 30
chưa có ảnh? Nhắn khách sắp đến ngay, mời gửi hành lý và một ly nước.
Step 3
14 giờ
vẫn chưa xong thì chủ nhà tự kiểm tra trước khi khách bước vào.
Để sẵn một bộ dự phòng
Mỗi căn cất sẵn một bộ ga và một bộ đồ dùng. Giặt ủi giao trễ sẽ không còn là sự cố.
Trả phòng muộn và nhận phòng sớm
Căn trả và nhận trong ngày luôn làm trước. Chỉ đồng ý trả phòng muộn khi hôm đó căn không có khách đến. Nếu có, hãy đề nghị giữ hành lý:
Chào chị Lan, tiếc là 14 giờ đã có khách mới nên em không gia hạn phòng được, nhưng chị cứ gửi hành lý ở đây đến 16 giờ nhé.
Nhận phòng sớm thì ngược lại: chỉ được khi đêm trước căn trống.
Chia cụm theo khu vực
Từ khoảng 8 căn, thời gian di chuyển ăn hết ngày. Gom căn thành cụm đi xe máy dưới 10 phút, ví dụ "Hội An phố cổ" và "An Bàng". Mỗi cụm một người phụ trách, một danh sách chung, và rải các căn trả-nhận trong ngày cho nhiều cụm.
Nhắn gì trong nhóm Zalo
Mỗi cụm một tin nhắn buổi sáng:
Thứ Ba 14/10 — An Bàng
1. Đồi Thông — TRẢ 11:00 / NHẬN 14:00 (trong ngày)
2. Loft 3 — TRẢ 10:00, không có khách đến
3. Studio B — NHẬN 15:00, đã dọn hôm qua, chỉ kiểm tra
Xong thì gửi ảnh vào chuỗi này.
Santara AI giúp ở đâu
Santara AI tạo bảng dọn phòng từ lịch trả và nhận phòng thật trên một lịch chung, dù đặt phòng đến từ Airbnb, Booking.com, Agoda hay kênh khác trong 54 kênh. Bạn giao việc cho người dọn (thêm bằng tên), họ đánh dấu xong kèm ảnh và ghi chú, và bạn chia sẻ kế hoạch qua Zalo hoặc WhatsApp chỉ với một chạm.
Bản tin hằng ngày gửi lúc 6 giờ sáng liệt kê khách đến, khách đi, việc dọn và khách cần chú ý, kèm gợi ý bán thêm như trả phòng muộn khi không có khách đến cùng ngày. Bạn quyết định có đề nghị hay không.
Người dọn có cần cài ứng dụng để nhận kế hoạch không?
Không. Kế hoạch được chia sẻ qua Zalo hoặc WhatsApp. Việc đánh dấu xong kèm ảnh làm trong Santara AI.
Bao nhiêu căn thì cần cách làm này?
Từ khoảng 5 căn. Ít hơn thì trí nhớ vẫn đủ, cho đến lần trả-nhận trong ngày đầu tiên bị trễ.
Santara AI có tự nhắn cho người dọn không?
Không. Bạn bấm chia sẻ kế hoạch khi đã sẵn sàng.
Nó có biết khi nào nên cho trả phòng muộn không?
Có. Nó gợi ý khi căn trả phòng hôm nay và không có khách nhận phòng cùng ngày.
Dùng thử với chính các căn của bạn: 3 tháng đầu miễn phí.
Tham gia miễn phí
