PMS hay channel manager: chủ nhà có cần cả hai?
Nhiều chủ nhà trả tiền cho hai công cụ, mỗi cái giữ một nửa sự thật. PMS và channel manager thực sự làm gì, chúng hở ở đâu gây trùng phòng, và cách chọn điều bạn cần.
Tai Pham
Đến tin đăng thứ ba, bảng tính bắt đầu không theo kịp. Một đặt phòng vào Booking.com lúc 2 giờ sáng, đêm đó vẫn còn mở trên Airbnb, và đến bữa sáng bạn đang viết lời xin lỗi cho một vị khách đã trả tiền.
Lúc đó chủ nhà đi tìm phần mềm và gặp hai loại nghe rất giống nhau: hệ thống quản lý chỗ nghỉ (PMS) và channel manager. Nhiều người trả tiền cho cả hai, cộng thêm công cụ nhắn tin.
Dưới đây là mỗi công cụ làm gì, chúng hở ở đâu, và cách chọn.
Channel manager làm gì
Channel manager có một việc: giữ tình trạng phòng, giá và điều kiện lưu trú giống nhau trên mọi kênh bạn bán. Một đêm bán trên một kênh thì đóng ở mọi kênh khác. Bạn đổi giá thì giá mới đến Airbnb, Booking.com, Agoda và Expedia cùng lúc.
Những việc nó thường không làm:
- Báo người dọn phòng nào cần dọn hôm nay
- Trả lời khách hỏi mật khẩu Wi-Fi
- Nhận ra yêu cầu trả phòng muộn đáng nhận
- Cho bạn biết tháng trước có thực sự lãi không
PMS làm gì
PMS là lớp vận hành: đặt phòng, khách, dọn phòng, thanh toán và báo cáo.
Nhiều PMS kết nối với một channel manager riêng, và điểm bàn giao đó chính là nơi rắc rối bắt đầu: hai hệ thống, hai bản lịch, nối với nhau bằng một tích hợp bạn không kiểm soát.
Nguyên nhân thật của hầu hết các vụ trùng phòng
Hiếm khi một công cụ hỏng hẳn. Thường là hai công cụ lệch nhau vài phút: bên này vừa chặn ngày, bên kia đồng bộ trễ.
So sánh nhanh
| Channel manager | PMS | Một hệ thống gộp | |
| Đồng bộ phòng trống giữa các OTA | Có | Thường qua đối tác | Có |
| Đẩy giá và số đêm tối thiểu | Có | Thường qua đối tác | Có |
| Hộp thư tin nhắn khách | Hiếm | Đôi khi | Có |
| Việc dọn phòng giữa hai lượt khách | Không | Có | Có |
| Báo cáo doanh thu | Không | Có | Có |
| Số bản lịch phải giữ khớp | 1 | 2 trở lên | 1 |
Khi nào dùng hai công cụ vẫn hợp lý
Hai công cụ vẫn hợp lý nếu bạn vận hành khách sạn lớn với nhân viên đã quen PMS, cần kế toán ủy thác, hoặc đang bị ràng buộc hợp đồng dài. Khi đó, hãy đảm bảo chỉ một hệ thống được phép đổi giá và tình trạng phòng. Bên kia chỉ đọc, không ghi.
Khi nào một hệ thống là câu trả lời tốt hơn
Với phần lớn chủ nhà độc lập và công ty quản lý nhỏ, hai công cụ là chi phí không đáng: bạn trả hai lần để giữ hai bản lịch khớp nhau. Một hệ thống gộp bỏ hẳn điểm bàn giao. Một lịch, một giá mỗi đêm, đẩy ra mọi kênh.
Đó là cách chúng tôi xây Santara AI. Nó thay thế cả PMS lẫn channel manager:
- 54 kênh bán kết nối từ một lịch, gồm Airbnb, Booking.com, Agoda, Expedia, Trip.com và Vrbo
- Một hộp thư cho tin nhắn khách từ Airbnb, Booking.com và Expedia, câu trả lời được soạn sẵn và không gì được gửi cho đến khi bạn bấm Gửi
- Việc dọn phòng tạo từ lượt trả phòng và nhận phòng thật, chia sẻ cho đội qua WhatsApp hoặc Zalo
- Bản tin hằng ngày gửi email lúc 6 giờ sáng: khách đến, khách đi, lượt dọn và những khách cần chú ý
Cách chọn: năm câu hỏi
Step 1
Hiện có bao nhiêu bản lịch của bạn?
Đếm mọi công cụ lưu tình trạng phòng, kể cả bảng tính.
Step 2
Hệ thống nào được phép đổi giá?
Nếu nhiều hơn một, hãy sửa điều đó trước.
Step 3
Tin nhắn khách nằm ở đâu?
Nếu phải chuyển qua lại giữa Airbnb và extranet Booking.com, hộp thư quan trọng không kém lịch.
Step 4
Người dọn phòng biết việc hôm nay bằng cách nào?
Nếu sáng nào bạn cũng phải nhắn cho họ, phần mềm nên làm việc đó.
Step 5
Tổng chi phí mỗi tin đăng là bao nhiêu?
Cộng mọi gói đăng ký và hoa hồng, rồi so sánh.
Chuyển đổi mà không mất đặt phòng
Bốn nguyên tắc giúp chuyển đổi an toàn:
Step 1
Giữ tài khoản hiện có.
Tin đăng, đánh giá và lịch sử vẫn ở nguyên chỗ.
Step 2
Nhập trước, đẩy sau.
Kéo đặt phòng và giá về, kiểm tra lịch, rồi mới cho cập nhật chạy.
Step 3
Chuyển từng kênh một.
Bắt đầu với kênh lớn nhất, theo dõi vài ngày, rồi thêm các kênh còn lại.
Step 4
Tắt đồng bộ cũ.
Hai hệ thống cùng đẩy vào một kênh chính là xung đột bạn đang muốn thoát.
Channel manager có giống PMS không?
Không. Channel manager đồng bộ phòng trống và giá giữa các kênh; PMS điều hành vận hành. Một số hệ thống, trong đó có Santara AI, làm cả hai.
Chỉ dùng Airbnb thì có cần channel manager không?
Không bắt buộc. Nhưng khi thêm kênh thứ hai, bạn cần thứ tự động đóng các đêm đã bán ở mọi nơi.
Tôi có giữ được tin đăng Airbnb và Booking.com hiện tại không?
Có. Bạn kết nối chính các tài khoản đang có.
Chuyển đổi mất bao lâu?
Kênh đầu tiên thường xong trong một buổi chiều; các kênh còn lại chuyển dần trong một đến hai tuần.
Tóm lại
Channel manager giữ lịch của bạn chính xác; PMS điều hành một ngày của bạn. Với phần lớn chủ nhà đang phát triển, một hệ thống làm cả hai đơn giản và an toàn hơn hai công cụ cộng một lớp đồng bộ. Hãy thử với chính tin đăng của bạn: 3 tháng đầu miễn phí.
Tham gia miễn phí
