Checklist dọn phòng homestay và mẫu lịch làm gửi qua Zalo

Phần lớn lỗi dọn phòng không phải do lười. Đó là lỗi trí nhớ. Một bạn dọn phòng đã làm căn đó bốn mươi lần vẫn quên bổ sung cà phê gói, vì không ai viết chữ "cà phê" ra giấy. Một checklist dọn phòng homestay rõ ràng giải quyết chuyện đó, còn một tin nhắn Zalo ngắn, giống nhau mỗi sáng, giải quyết nửa còn lại: hôm nay ai dọn phòng nào.

Bài này đưa cả hai, sẵn để sao chép. Đầu tiên là checklist theo từng khu vực, in ra hoặc dán vào ghi chú chung. Sau đó là danh sách vật tư cần bổ sung. Cuối cùng là bốn mẫu tin nhắn Zalo cho lịch làm: kế hoạch buổi sáng, báo thay đổi, báo phòng xong và tổng kết cuối ngày.

Nếu bạn cần bức tranh lớn hơn, bài ngày dọn phòng không rối nói về nhịp làm việc trong ngày, mốc giờ xử lý khi trễ và cách chia phòng theo khu. Bài này là phần giấy tờ nằm bên dưới nhịp đó.

Vì sao nên có checklist dọn phòng viết sẵn

Khách chấm điểm độ sạch sẽ một cách trực tiếp. Bài viết về xếp hạng của Airbnb liệt kê mức độ sạch sẽ là một hạng mục chấm điểm cho chỗ ở, bên cạnh độ chính xác, nhận phòng, giao tiếp, vị trí và giá trị. Hướng dẫn về điểm đánh giá của Booking.com cho khách chấm thêm điểm sạch sẽ, là điểm phụ không bắt buộc bên cạnh điểm tổng.

Hướng dẫn dọn dẹp cho chủ nhà của chính Airbnb nói thẳng: chỗ ở không sạch thì khách có thể để lại đánh giá xấu. Cùng trang đó khuyên tháo ga giường và cho máy giặt chạy trước tiên, và chú ý đặc biệt đến những món hay chạm tay như điều khiển và tay nắm cửa. Cả hai ý đều đã nằm trong mẫu bên dưới.

Checklist còn giúp đào tạo nhanh hơn. Người mới có thể làm theo ngay ngày đầu, và khi có sự cố bạn biết chính xác bước nào bị bỏ qua.

Mẫu checklist dọn phòng (sao chép mẫu này)

Làm từ trên xuống. Thứ tự có lý do: giặt đồ bắt đầu trước vì lâu nhất, còn kiểm tra cuối cùng nằm sau cùng vì nó bắt lỗi của mọi bước khác.

Bắt đầu (10 phút đầu)

• Xác nhận khách đã đi, chìa khóa hoặc mã cửa đã trả
• Mở cửa sổ, bật quạt hoặc máy lạnh cho thoáng phòng
• Tháo hết ga gối, gom khăn, cho mẻ giặt đầu tiên chạy
• Nhìn nhanh xem có hư hỏng hoặc đồ khách để quên, chụp ảnh nếu có gì lạ
• Gom rác tất cả thùng vào một túi

Phòng ngủ

• Thay ga gối sạch mọi giường, căng góc, không vết bẩn, không tóc
• Kiểm tra gầm giường, ngăn kéo và tủ quần áo
• Lau tủ đầu giường, công tắc đèn, điều khiển máy lạnh
• Móc áo về chỗ cũ, chăn dự phòng gấp gọn
• Hút bụi hoặc quét sàn, rồi lau sàn

Phòng tắm

• Bồn cầu sạch trong, ngoài và chân bồn
• Vòi sen, bồn tắm, lỗ thoát nước: hết tóc, kính và gạch lau khô
• Lavabo, gương và vòi nước sáng bóng
• Khăn sạch: mỗi khách một khăn tắm và một khăn mặt, cộng thảm chân
• Bổ sung xà phòng, dầu gội, dầu xả, giấy vệ sinh (để thêm hai cuộn)

Bếp

• Bát đĩa rửa, lau khô, cất đúng chỗ
• Tủ lạnh dọn hết đồ ăn của khách và lau sạch, kiểm tra ngăn đá
• Bếp, lò, lò vi sóng và ấm siêu tốc sạch trong lẫn ngoài
• Bổ sung cà phê, trà, đường, nước uống và nước rửa chén
• Thay túi rác, thay miếng rửa chén nếu đã cũ

Phòng khách và sân vườn

• Gối tựa ngay ngắn, kiểm tra sofa có vụn bánh, vết bẩn không
• Điều khiển tivi và máy lạnh được lau và còn pin
• Thẻ Wi-Fi và sổ tay hướng dẫn đúng chỗ
• Sân, ban công quét sạch, bàn ghế ngoài trời lau khô
• Rác mang ra điểm tập kết

Kiểm tra cuối (5 phút cuối)

• Thử từng đèn, vòi nước, quạt, máy lạnh, bình nóng lạnh
• Thử khóa cửa hoặc hộp chìa khóa
• Phòng thơm, không mùi ẩm mốc
• Gửi báo cáo vào nhóm Zalo: xong, có hư hỏng không, thiếu gì

Giữ trong một trang. Phòng nào không có hạng mục nào thì xóa hạng mục đó cho phòng ấy, đừng tập cho người dọn quen bỏ qua dòng.

Danh sách vật tư cho mỗi phòng

Phần lớn lần "phòng chưa sẵn sàng" thực ra là "hết đồ". Một danh sách bổ sung cố định, với con số bạn tự chọn cho từng món, giúp khỏi phải đoán.

Hãy ghi con số vào bản của bạn. Lượng phù hợp tùy vào số khách mỗi phòng và tiệm giặt xa hay gần, nên không có con số chung cho mọi nơi.

Lịch làm hằng ngày bằng bốn tin nhắn Zalo

Nhóm chat chỉ hiệu quả khi ngày nào cũng giống ngày nào. Bốn tin nhắn ngắn, gửi cùng giờ, là đủ cho đội vài người dọn phòng.

Viết mỗi việc một dòng, đánh số, đặt ngày và khu vực ở dòng đầu. Kiểu viết này đọc rõ trên mọi điện thoại, kể cả khi bạn dọn phòng chỉ liếc qua lúc đang làm.

1. Kế hoạch buổi sáng (gửi tối hôm trước hoặc trước 7:30)

THỨ TƯ 22/10, KHU PHƯỜNG 3
1. Phòng 101: TRẢ 11:00, NHẬN 14:00 (trong ngày)
2. Phòng 102: TRẢ 10:00, không có khách mới
3. Phòng 201: NHẬN 15:00, chỉ kiểm tra
Chị Hoa: 101 rồi 102. Chị Lan: 201, xong qua phụ 101.
Bắt đầu thì thả like tin này.

2. Báo thay đổi (khi có gì thay đổi)

THAY ĐỔI phòng 101
Khách trả 11:45, không phải 11:00. Làm 102 trước.
Khách mới vẫn nhận 14:00.

3. Báo phòng xong (người dọn gửi, mỗi phòng một tin)

Phòng 101 xong 13:20
Làm đủ checklist. Sắp hết: dầu gội, 1 bóng đèn phòng tắm.
Hư hỏng: không.

4. Tổng kết cuối ngày (bạn gửi)

Xong hôm nay: 101, 102, 201
Cần mua: dầu gội, bóng đèn
Ngày mai: 2 phòng trả nhận trong ngày, tối nay gửi lịch.

Mỗi khu một nhóm Zalo, và mọi câu hỏi trả lời ngay dưới tin kế hoạch buổi sáng để cả ngày đọc từ trên xuống là hiểu.

Việc làm theo tuần và theo tháng

Dọn phòng giữa hai lượt khách giữ cho phòng sẵn sàng đón khách. Nó không giữ cho phòng bền. Hãy xếp những việc chậm vào lịch cố định để chúng không phải chờ đến một đánh giá xấu.

Gắn những việc này vào checklist của ngày tương ứng, để làm trong một lượt dọn bình thường có nhiều thời gian, chứ không phải lượt trả nhận trong ngày. Những tuần trời nồm ẩm, nên thêm việc phơi chăn và kiểm tra nấm mốc vào lịch hằng tuần.

Cách áp dụng mẫu này

Santara AI giúp gì cho lịch dọn phòng

Santara AI bỏ đi phần việc dựa vào trí nhớ của bạn về lịch đặt phòng. Đặt phòng mới từ mọi kênh đã kết nối tự động tạo việc dọn phòng. Bảng dọn phòng liệt kê việc theo ngày, bạn giao từng việc cho một người và đánh dấu đã xong.

Email Daily Brief, mặc định gửi lúc 6 giờ sáng, gom việc dọn trong ngày theo nhóm căn, mỗi nhóm có nút chia sẻ qua WhatsApp. Trên bản web, kế hoạch trong ngày có thể sao chép hoặc chia sẻ sang Zalo. Bạn xem lại rồi tự gửi vào nhóm Zalo của khu, thế là có ngay tin nhắn số 1 ở trên mà không phải gõ lại.

Câu hỏi thường gặp

Đọc tiếp

• Cẩm nang nhắn tin với khách
• Phí trả phòng muộn cho homestay
• Thuật ngữ cho thuê ngắn hạn

3 tháng đầu miễn phí.