Phí trả phòng muộn: tính bao nhiêu và khi nào nên đồng ý

Sáng ngày trả phòng, gần như khách nào cũng hỏi một câu: "Cho mình ở thêm chút được không?" Có chủ nhà luôn đồng ý miễn phí. Có người luôn từ chối. Cả hai đều thiệt. Đồng ý miễn phí thì mất thời gian dọn phòng mà có khi bạn đang cần. Từ chối thẳng thì bỏ lỡ tiền từ một căn phòng đằng nào cũng trống cả buổi chiều.

Một chính sách trả phòng muộn homestay rõ ràng giải quyết chuyện này. Bạn quyết định trước khi nào cho trả muộn, đến mấy giờ và giá bao nhiêu. Khi đó trả lời khách chỉ mất mười giây, khách biết rõ mình trả tiền cho cái gì, và lượt dọn phòng tiếp theo vẫn an toàn. Bài này hướng dẫn từng phần.

Khi nào trả phòng muộn thực sự khả thi

Trả phòng muộn chỉ ổn khi cả ba điều sau cùng đúng trong một ngày. Kiểm tra cả ba trước khi đồng ý.

• Hôm đó không có khách đến. Đây là điều quan trọng nhất. Nếu có khách nhận phòng hôm nay, kể cả lúc 21 giờ, phòng vẫn phải dọn xong trước đó. Có khách đến cùng ngày thì gần như luôn là không.
• Người dọn còn sức. Trả phòng lúc 14 giờ đẩy việc dọn sang buổi chiều. Nếu hôm đó người dọn đã có bốn phòng, phòng trả muộn dễ bị dọn vội hoặc dời sang sáng hôm sau.
• Đủ thời gian trước khách kế tiếp. Nếu khách sau đến sáng mai mà đội dọn không làm buổi tối, trả phòng lúc 16 giờ có thể khiến phòng để qua đêm chưa dọn. Có khi vẫn ổn, có khi nghĩa là ai đó phải bắt đầu từ 7 giờ sáng.

Chỉ cần một điều không đạt, câu trả lời là không, nói một cách nhẹ nhàng. Cách nói ở phần dưới.

Tính phí trả phòng muộn thế nào

Có hai cách tính phí phổ biến.

Phí cố định. Ví dụ 150.000 ₫ cho mọi lần trả muộn. Dễ giải thích nhưng không theo giá phòng. Cùng một mức phí cho tối thứ Ba vắng khách và tối thứ Bảy mùa cao điểm thì sẽ quá cao ở ngày này và quá thấp ở ngày kia.

Phần trăm giá đêm. Ví dụ 25% giá của đêm cuối khách ở. Cách này tự đi theo giá của bạn. Đêm đắt hơn thì trả phòng muộn cũng đáng giá hơn.

Nên dùng phần trăm, tính trên giá thực tế của đêm đó, không phải giá gốc. Nếu đêm thứ Bảy ở Đà Lạt đang bán 1.600.000 ₫, đó mới là con số cần dùng.

Đây là điểm bắt đầu, không phải quy tắc. Sau vài tuần, điều chỉnh theo số khách đồng ý.

Nên cho đến 14 giờ hay 16 giờ?

Trả phòng lúc 14 giờ là mặc định dễ nhất. Khách có buổi sáng thong thả và bữa trưa, người dọn vẫn còn gần cả buổi chiều. Với phần lớn homestay, 14 giờ là mốc bạn có thể đưa ra mà không cần suy nghĩ nhiều.

Trả phòng lúc 16 giờ có giá trị hơn với khách, nhưng việc dọn bị đẩy sang chiều muộn, khá căng nếu đội nhỏ. Chỉ nhận 16 giờ khi chắc người dọn đến muộn được.

Chọn một mốc chuẩn và giữ nguyên. Khách dễ chấp nhận một câu trả lời rõ ràng hơn là một cuộc mặc cả.

Lựa chọn nửa ngày cho khách bay tối

Nhiều khách ở Phú Quốc hay Hội An bay chuyến tối. Với họ, trả phòng lúc 14 giờ vẫn là mấy tiếng kéo vali mà không có chỗ tắm rửa. Gói nửa ngày, đến 18 giờ với khoảng một nửa giá đêm, giải quyết đúng vấn đề đó. Nếu không xếp được, hãy cho gửi hành lý miễn phí. Bạn tốn rất ít mà khách nhớ lâu.

Từ chối sao cho khéo

Biết từ chối cũng là một phần của chính sách tốt. Bí quyết là nói lý do và đưa ra một lựa chọn khác.

Chào chị Linh, rất tiếc hôm nay có khách mới nhận phòng nên bên em cần dọn xong trước 14 giờ, lần này em chưa cho trả muộn được. Chị cứ gửi hành lý lại đến khi xe tới đón nhé.

Ngắn, thật lòng, có phương án thay thế. Đừng hứa "để em xem lại" nếu bạn biết câu trả lời là không.

Khi nào nên mời

Đừng đợi khách hỏi. Nếu ngày đó trống, hãy chủ động mời.

Sắp xếp trên nền tảng đặt phòng

Hãy gửi lời mời ngay trong cuộc trò chuyện đặt phòng hiện có, trên nền tảng khách đã đặt. Đừng gửi link thanh toán qua email hay đề nghị khách trả tiền ngoài nền tảng.

Với khách đặt qua Airbnb, Booking.com hay Expedia, hãy thu phí trả phòng muộn bằng công cụ của chính nền tảng đó. Trên Airbnb, chủ nhà thường dùng yêu cầu thanh toán trong Trung tâm Giải quyết. Quy định có thể thay đổi, nên hãy kiểm tra nền tảng của bạn cho phép gì. Với khách đặt trực tiếp, nhắn qua Zalo và thu tiền như bạn vẫn làm.

Giữ an toàn cho lượt dọn tiếp theo

Trả phòng muộn không bao giờ nên khiến bạn mất một đánh giá tốt từ khách sau. Vài thói quen giúp ích:

• Xác nhận giờ trả phòng muộn bằng văn bản, trong cuộc trò chuyện đặt phòng.
• Cập nhật lịch dọn ngay, không để "lát nữa".
• Nếu khách ở quá giờ, một tin nhắn lịch sự đúng giờ đã hẹn là đủ. Giờ đã thỏa thuận bằng văn bản giúp cuộc nói chuyện này dễ hơn.

Santara AI giúp gì

Tính năng Bán thêm của Santara AI tìm cơ hội trả phòng muộn từ lịch đặt phòng, không phải từ tin nhắn khách. Sáng ngày trả phòng, hệ thống kiểm tra xem hôm đó có khách nào nhận căn đó không. Nếu không có, nó chuẩn bị lời mời. Nếu có khách đến, nó hoàn toàn không đề xuất trả phòng muộn.

Giá là phần trăm giá đêm đang chạy trên lịch của đêm cuối, nên lời mời đi theo giá của bạn. Mặc định là 25% giá đêm đó, giờ đề xuất mặc định là 14:00. Bạn đổi cả hai trong Bán thêm → Cài đặt, tự viết tin nhắn cho khách với các ô chèn tên khách, giá và giờ, và tắt lời mời cho căn nào cần quy tắc riêng.

Lời mời hiện trong email Bản tin hằng ngày và trên trang Bán thêm, kèm tên khách, giá, lý do được tìm thấy và nguyên văn tin nhắn. Không gì được gửi tự động. Bạn xem lại rồi bấm gửi, tin nhắn vào đúng cuộc trò chuyện sẵn có của khách trên Airbnb, Booking.com hoặc Expedia, hoặc WhatsApp nếu đang có cuộc trò chuyện WhatsApp. Khách có sổ tay lưu trú cũng có thể tự gửi yêu cầu trả phòng muộn, và bạn là người xác nhận.

Câu hỏi thường gặp

Đọc tiếp

• Cơ hội bán thêm đang nằm trên lịch của bạn
• Ngày dọn phòng không rối: hệ thống dọn dẹp cho 5 đến 50 căn
• Cẩm nang nhắn tin với khách: 10 khoảnh khắc quyết định điểm đánh giá

3 tháng đầu miễn phí.