Đổi channel manager không mất đặt phòng: checklist từng bước

Nhiều chủ homestay muốn đổi channel manager từ lâu nhưng cứ trì hoãn mãi. Phần mềm đang dùng có chỗ bất tiện, nhưng vẫn chạy được, và nỗi lo một đặt phòng rơi mất giữa lúc chuyển đủ khiến bạn tiếp tục trả tiền cho thứ mình không còn ưng.

Nỗi lo đó có cơ sở. Lúc chuyển đổi là lúc hai hệ thống có thể cùng chạm vào một listing, khi đặt phòng tương lai nằm ở chỗ cũ mà chưa sang chỗ mới, và khi giá trên một kênh bạn không để mắt tới có thể lặng lẽ thay đổi. Nhưng mỗi rủi ro đều cụ thể, và rủi ro nào cũng có một bước kiểm tra để phát hiện.

Bài này là checklist chuyển đổi mà chính chúng tôi sẽ làm theo: điều gì có thể sai, thứ tự thực hiện, cách xác nhận không mất đặt phòng nào, và phải làm gì nếu cần quay lại. Checklist dùng được cho bất kỳ phần mềm nào bạn chuyển sang.

Vì sao chủ nhà chuyển phần mềm quản lý kênh

Lý do thường rất thực tế. Bạn có thể đã vượt quá khả năng của công cụ cũ: thêm Booking.com hoặc Agoda và nó xử lý kênh thứ hai không tốt, hoặc bạn đã có vài cơ sở ở Đà Lạt và Phú Quốc và cần nhiều tài khoản OTA trên cùng một kênh. Có thể bạn đang trả tiền cho cả PMS, công cụ nhắn tin và channel manager riêng, và muốn gom về một hệ thống. Có thể phần mềm hiện tại không đồng bộ được các quy tắc cần cho mùa cao điểm như số đêm tối thiểu hay không nhận khách vào ngày. Hoặc đơn giản là nhân viên thấy khó dùng, mà công cụ khó dùng thì sinh ra cách làm thủ công, và làm thủ công thì sinh ra sai sót.

Nếu bạn chưa chắc một channel manager nên làm những gì, hãy đọc trước bài channel manager là gì và đồng bộ lịch hoạt động thế nào. Biết cái gì cần được đồng bộ thì mới kiểm tra được nó đã đồng bộ hay chưa.

Rủi ro khi đổi channel manager

Gần như mọi sự cố khi chuyển phần mềm đều đến từ bốn nguyên nhân.

Rủi ro thứ hai cần nói kỹ hơn. Trên nhiều OTA, một listing hoặc một cơ sở chỉ được kết nối với một nhà cung cấp phần mềm tại một thời điểm. Ở một số kênh, kết nối nhà cung cấp mới sẽ tự động chấm dứt kết nối cũ. Ở kênh khác, bạn phải ngắt kết nối cũ trước. Dù thế nào thì thứ tự cũng quan trọng, và bạn nên biết mỗi kênh thuộc trường hợp nào trước khi bắt đầu.

Rủi ro thứ tư rất dễ bỏ qua. Khi ngắt một công cụ, OTA thường giữ giá trị cuối cùng nó nhận được, nhưng không phải lúc nào cũng vậy, và một gói giá hay quy tắc có thể quay về thiết lập sẵn trong extranet. Vì thế checklist bên dưới bắt đầu bằng việc ghi lại mọi thứ trước khi động vào bất cứ đâu.

Checklist chuyển đổi từng bước

Hãy dành một đến hai tuần cho cả quá trình, còn việc chuyển chính thức chỉ diễn ra trong một ngày vắng khách. Đừng làm vội bước đối chiếu. Đó là bước bảo vệ khách của bạn.

Cách đối chiếu để không mất đặt phòng

Đây là bước phát hiện đặt phòng bị mất, nên hãy làm thành một bảng rõ ràng thay vì liếc qua. Giả sử bạn có bốn phòng homestay ở Hội An, bán trên Airbnb, Booking.com và Agoda. Đếm số đặt phòng tương lai của mỗi kênh ở cả hai nơi trước, chỉ đi vào chi tiết ở kênh có số lệch.

Những đặt phòng không đi qua OTA, như khách quen nhắn Zalo rồi chuyển khoản, sẽ không được nhập qua bất kỳ kết nối kênh nào. Chúng chỉ có trong file bạn đã xuất, nên hãy nhập trước khi chạy chính thức, nếu không những ngày đó sẽ bị mở bán.

Kế hoạch quay lại

Viết ra trước ngày chuyển, để không phải nghĩ cách lúc đang rối.

• Giữ tài khoản cũ. Đừng hủy gói cũ cho đến khi hệ thống mới chạy ổn ít nhất hai tuần.
• Giữ các file đã xuất. Danh sách đặt phòng và ghi chú giá là dữ liệu để dựng lại nếu có sự cố.
• Biết cách đảo ngược từng kênh. Nếu một kênh trục trặc, ngắt công cụ mới trên kênh đó trước, rồi mới kết nối lại công cụ cũ. Không bao giờ để cả hai cùng kết nối.
• Đóng ngày bằng tay khi cần. Trong lúc xử lý sự cố, chặn các ngày sắp tới ngay trên extranet an toàn hơn là để mở.
• Định trước điều kiện quay lại. Ví dụ: "Nếu thiếu một đặt phòng hoặc sai giá mà trong một ngày không giải thích được, tôi quay lại kênh đó."

Phần lớn các lần chuyển không cần dùng đến kế hoạch này. Nhưng có nó trên giấy thì bạn mới chuyển một cách bình tĩnh.

Chuyển sang Santara AI

Santara AI thay cả PMS lẫn channel manager, nên lịch bạn kiểm tra trong lúc chuyển cũng chính là lịch bạn dùng để vận hành sau đó. Đây là cách Santara AI xử lý các bước ở trên:

• Bạn dùng tài khoản OTA của chính mình. Santara AI kết nối với tài khoản Airbnb, Booking.com, Agoda và các kênh khác bạn đang có. Listing, đánh giá và lịch sử đặt phòng vẫn ở nguyên chỗ cũ.
• Đặt phòng tương lai được nhập khi kết nối. Với Airbnb, giá thật của listing (giá đêm, giá cuối tuần và các khoản phí nếu đọc được) được nhập ở chế độ chỉ đọc. Phần nào không đọc được an toàn sẽ được báo cho bạn thay vì đoán.
• Chưa đẩy gì cho đến khi bạn chạy chính thức. Bạn xác nhận số phòng của từng loại phòng trước khi có bất cứ thứ gì được gửi lên listing đang bán. Nhờ vậy bạn có thời gian đối chiếu với từng extranet trước.
• Nhiều tài khoản trên một kênh. Ví dụ bạn có hai tài khoản Airbnb thì kết nối được cả hai.
• Ngắt kết nối không bao giờ xóa. Ngắt một kênh chỉ dừng đồng bộ. Listing OTA và các đặt phòng trên đó không bị xóa, nên việc quay lại vẫn đơn giản.

Sau khi chạy chính thức, phòng trống, giá đêm, số đêm tối thiểu và quy tắc không nhận khách vào hoặc trả phòng ra trong ngày được đặt trên một lịch và đẩy đến mọi kênh đã kết nối, trong tổng số 54 kênh. Xem danh sách đầy đủ ở trang tích hợp. Nếu muốn thiết lập giá mùa và quy tắc lưu trú cho Tết ngay sau khi chuyển, hãy đọc cách đồng bộ giá và số đêm tối thiểu cho mùa Tết.

FAQ

Đọc tiếp

• PMS hay channel manager: chủ nhà có cần cả hai?
• Đăng cả Airbnb và Booking.com mà không trùng phòng
• Đồng bộ iCal hay channel manager: vì sao link lịch vẫn gây trùng phòng

3 tháng đầu miễn phí.