Nhận phòng sớm: khi nào nên mời và tính phí bao nhiêu

Khách đi chuyến đêm từ Hà Nội, xuống Đà Lạt lúc 6 giờ sáng, chỉ muốn một điều: được tắm và ngả lưng, không phải ngồi quán cà phê sáu tiếng với vali. Nên hôm trước họ nhắn: "Bên mình cho nhận phòng sớm được không ạ?" Cách bạn trả lời quyết định khách bắt đầu kỳ nghỉ vui vẻ, bực bội, hay thất vọng vì một lời hứa không giữ được.

Nhận phòng sớm là một trong những dịch vụ thêm dễ mời nhất khi phòng đã sẵn sàng. Nó cũng là thứ dễ làm sai nhất. Bài này hướng dẫn khi nào nên đồng ý, tính phí nhận phòng sớm thế nào, cho nhận từ mấy giờ, và cách nói với khách để không bao giờ hứa một căn phòng chưa dọn.

Khi nào có thể cho nhận phòng sớm

Phí nhận phòng sớm chỉ hợp lý khi phòng thật sự sẵn sàng. Hai điều kiện quan trọng nhất:

• Đêm trước phòng trống. Nếu đêm qua không ai ngủ trong phòng, phòng đã được dọn sau lượt trả phòng trước và nhiều khả năng vẫn sẵn sàng. Nếu sáng nay có khách trả phòng, phòng chỉ sẵn sàng khi người dọn làm xong.
• Đã xác nhận dọn xong. Không phải "chắc là xong rồi". Mà là xong, và đã kiểm tra. Khách bước vào gặp giường chưa thay ga còn tệ hơn khách phải chờ.

Nếu hôm đó có khách trước trả phòng, câu trả lời thường là không. Kể cả khi khách trước trả lúc 11 giờ và dọn mất hai tiếng, bạn cũng không thể hứa 11 giờ cho khách mới. Cùng lắm chỉ nói được "từ 13 giờ nếu dọn xong sớm", và đó là hy vọng, không phải lời hứa.

Trả lời trong ngày hay hứa trước

Hứa cho nhận phòng sớm từ một tuần trước và xác nhận vào đúng ngày khách đến là hai chuyện rất khác nhau.

Một tuần trước, bạn chưa biết đêm hôm trước sẽ ra sao. Có thể mai sẽ có người đặt. Hứa bây giờ thì hoặc bạn phải chặn lượt đặt đó, hoặc phải nuốt lời.

Cách an toàn là:

• Trước ngày khách đến: "Có thể nhận phòng sớm được, em sẽ báo lại sáng hôm chị đến nhé."
• Vào ngày khách đến: khi đã biết đêm trước trống và phòng sạch, xác nhận giờ và giá.

Nếu khách cần chắc chắn, họ có thể đặt thêm đêm hôm trước. Với khách đến lúc 5 giờ sáng, đó là câu trả lời thật lòng nhất.

Lựa chọn miễn phí: gửi hành lý

Khi không xếp được nhận phòng sớm, cho gửi hành lý giải quyết được một nửa vấn đề mà bạn không tốn gì. Khách gửi vali ở quầy hoặc chỗ khóa được, đi ăn sáng, dạo chợ, rồi quay lại đúng giờ nhận phòng.

Lần nào phải từ chối, hãy mời gửi hành lý. Khách ít khi nhớ lời từ chối. Họ nhớ là bạn đã giúp.

Tính phí nhận phòng sớm homestay thế nào

Nhận phòng sớm là một khoản phí, không phải bán lại một phần đêm. Đêm qua phòng đằng nào cũng trống. Khách trả cho sự tiện lợi và vài giờ linh hoạt của đội bạn.

Cách đơn giản: một phần trăm nhỏ của giá thực tế đêm hôm trước. Đêm đó trống, nên giá của nó trên lịch phản ánh khá đúng nhu cầu với căn phòng lúc này.

Đây là điểm bắt đầu. Nếu khách đồng ý ngay không đắn đo, có thể tăng nhẹ. Nếu không ai nhận, giảm xuống hoặc đổi giờ.

Nên cho nhận từ mấy giờ

Chọn một mốc nhận phòng sớm chuẩn và dùng mãi. 11 giờ là mặc định tốt cho homestay nhận phòng lúc 14 giờ. Đủ sớm để có ý nghĩa với khách đi xe đêm hay bay sáng, và đủ muộn để kiểm tra lần cuối, thay khăn và đi một vòng phòng.

Sớm hơn cũng được, nhưng mỗi giờ sớm hơn là đòi hỏi thêm ở đội của bạn. Nếu trước 10 giờ không ai ở homestay, đừng mời 9 giờ.

Nói với khách thế nào

Tin nhắn ngắn, có giờ, có giá, và nói rõ điều kiện.

Chào anh Minh, tin vui là hôm nay phòng của anh đã sẵn sàng sớm. Anh có thể nhận phòng từ 11 giờ thay vì 14 giờ, phí 100.000 ₫. Anh trả lời "ok" là em báo bạn lễ tân đón anh nhé.

Và khi không xếp được:

Chào anh Minh, sáng nay phòng có khách trả nên trước 14 giờ chưa sẵn sàng được ạ. Anh cứ gửi hành lý từ 9 giờ rồi đi ăn sáng, dạo hồ, đến giờ nhận phòng là mọi thứ đã sẵn sàng.

Hãy gửi lời mời trong cuộc trò chuyện đặt phòng hiện có của khách. Với khách đặt qua Airbnb, Booking.com hay Expedia, mọi thay đổi và khoản thanh toán đều sắp xếp bằng công cụ của chính nền tảng, không đề nghị khách trả tiền ở nơi khác. Với khách đặt trực tiếp, nhắn qua Zalo như bình thường.

Quy trình ngày khách đến

Những sai lầm cần tránh

• Hứa trước khi xác nhận dọn xong. Tệ nhất là khách đứng ở cửa còn người dọn vẫn ở trong phòng.
• Hứa trước nhiều ngày. Đêm trống hôm trước vẫn có thể bán được. Hãy xác nhận trong ngày.
• Quên báo đội. Khách đến sớm mà không ai giao chìa khóa thì không phải nhận phòng sớm.
• Tính phí quá cao. Phí nhỏ cho vài giờ thì khách thấy hợp lý. Phí lớn thì khách thấy như bị tính thêm một đêm.

Santara AI giúp gì

Tính năng Bán thêm của Santara AI tìm cơ hội nhận phòng sớm từ lịch đặt phòng, và chỉ khi đúng các điều kiện ở trên. Hệ thống chỉ xét vào đúng ngày khách đến, trước giờ nhận phòng. Đêm hôm trước phải trống và hôm đó không có khách trước trả căn đó. Thiếu một trong hai là không có lời mời. Đã qua giờ nhận phòng cũng không có lời mời.

Giá là phần trăm giá đang chạy trên lịch của đêm hôm trước, nên đi theo giá của bạn. Mặc định là 10% giá đêm đó, giờ đề xuất mặc định là 11:00. Bạn đổi cả hai trong Bán thêm → Cài đặt, tự viết tin nhắn với các ô chèn tên khách, giá và giờ, và đặt cài đặt riêng cho từng phòng.

Lời mời hiện trong email Bản tin hằng ngày và trên trang Bán thêm, kèm tên khách, giá, lý do được tìm thấy và nguyên văn tin nhắn. Không gì được gửi tự động. Bạn xem lại rồi bấm gửi, tin nhắn vào đúng cuộc trò chuyện sẵn có của khách trên Airbnb, Booking.com hoặc Expedia, hoặc WhatsApp nếu đang có cuộc trò chuyện WhatsApp. Khách dùng sổ tay lưu trú cũng có thể tự gửi yêu cầu nhận phòng sớm sau khi nhập mã đặt phòng. Bạn nhận thông báo và xác nhận, còn khách được báo rằng chủ nhà sẽ xác nhận trước khi sắp xếp.

Câu hỏi thường gặp

Đọc tiếp

• Cơ hội bán thêm đang nằm trên lịch của bạn
• Ngày dọn phòng không rối: hệ thống dọn dẹp cho 5 đến 50 căn
• Cẩm nang nhắn tin với khách: 10 khoảnh khắc quyết định điểm đánh giá

3 tháng đầu miễn phí.