Nhận thanh toán cho đặt phòng trực tiếp: thẻ, chính sách hủy và hoàn tiền
Nhận thanh toán thẻ, chọn giữa đặt ngay và gửi yêu cầu, viết chính sách hủy khách đọc là hiểu, và xử lý hoàn tiền bình tĩnh.
Tai Pham
Lần đầu có khách hỏi đặt phòng trực tiếp, nhiều chủ homestay đồng ý ngay rồi mới nhận ra mình chưa biết nhận tiền thế nào. Khách nước ngoài chuyển khoản quốc tế mất vài ngày và tốn phí. Một tấm ảnh chụp màn hình chuyển khoản chẳng chứng minh được gì. Và nếu khách hủy, chưa ai ghi lại sẽ xử lý ra sao.
Nhận thanh toán cho đặt phòng trực tiếp không phức tạp, nhưng cần chuẩn bị trước khi vị khách đầu tiên hỏi. Bài này hướng dẫn cách nhận thanh toán thẻ, chọn giữa đặt ngay và gửi yêu cầu, viết chính sách hủy rõ ràng, và xử lý hoàn tiền.
Vì sao chuyển khoản là chưa đủ
Chuyển khoản phù hợp với khách trong nước và khách đã tin bạn. Với những người còn lại, nó gây ra nhiều rắc rối:
- Chuyển khoản quốc tế chậm và tốn phí cho khách.
- Không xác nhận ngay. Bạn giữ phòng trong lúc chờ, và đôi khi tiền không bao giờ đến.
- Hoàn tiền thủ công, kèm theo những cuộc trao đổi khó xử.
- Tiền không gắn với lượt đặt, nên rất dễ nhầm lẫn.
Thanh toán thẻ giải quyết phần lớn những điều này. Khách trả trong vài giây, bạn biết ngay lượt đặt là thật, và tiền hoàn về đúng thẻ đã trả.
Đặt ngay hay gửi yêu cầu?
Có hai cách nhận đặt phòng trực tiếp. Phần lớn chủ nhà dùng cả hai.
| Đặt ngay | Gửi yêu cầu | |
| Cách hoạt động | Khách chọn ngày, trả bằng thẻ, đặt phòng được xác nhận | Khách gửi yêu cầu, bạn duyệt hoặc từ chối |
| Phù hợp với | Lượt ở thông thường, khách đã biết mình muốn gì | Nhóm đông, sự kiện, ở dài ngày, yêu cầu đặc biệt |
| Công sức của bạn | Không cần làm gì đến ngày khách đến | Một quyết định cho mỗi yêu cầu |
| Thanh toán | Thu online ngay khi đặt | Thỏa thuận với khách sau khi duyệt |
Nguyên tắc đơn giản: để các căn thông thường ở chế độ đặt ngay, chỉ dùng gửi yêu cầu cho những trường hợp cần trao đổi trước.
Hiện đủ giá trước khi thanh toán
Khách bỏ đi khi giá thay đổi ở bước cuối. Hãy hiện tất cả ngay từ đầu: giá mỗi đêm và số đêm, phí dọn phòng, các phụ phí như phí thêm khách, thuế và đã bao gồm hay chưa, và tổng số tiền khách sẽ trả.
Viết chính sách hủy khách đọc là hiểu
Chính sách hủy bảo vệ bạn và giúp khách yên tâm. Hãy viết ngắn và cụ thể.
Step 1
Chọn mức độ
Linh hoạt (hoàn toàn bộ nếu hủy trước một hai ngày), vừa phải (hoàn toàn bộ nếu hủy trước khoảng năm ngày), hoặc chặt chẽ (chỉ hoàn một phần nếu hủy sớm). Chọn theo mức độ khó bán lại đêm bị hủy.
Step 2
Ghi bằng số ngày, không dùng tính từ
"Hoàn 100% nếu hủy trước ngày nhận phòng từ 14 ngày, hoàn 50% nếu hủy trước 7–13 ngày, không hoàn nếu hủy trong vòng 7 ngày." Không khách nào hiểu nhầm câu này.
Step 3
Ghi ở mọi nơi
Trên website, trong email xác nhận và trong nội quy. Cùng một nội dung ở mọi nơi.
Step 4
Tính trước cho trường hợp bất khả kháng
Quyết định trước cách xử lý thiên tai, hủy chuyến bay, ốm đau, và áp dụng nhất quán.
Hoàn tiền một cách bình tĩnh
Khi khách hủy, làm đúng chính sách và hoàn về thẻ gốc. Nếu chính sách không hoàn nhưng khách gặp chuyện thật sự khẩn cấp, hoàn một phần hoặc tặng tín dụng cho lần sau thường giúp bạn có thêm một khách trung thành. Hãy ghi lại bạn đã quyết định gì và vì sao.
Nhận thanh toán đặt phòng trực tiếp với Santara AI
Website đặt phòng trực tiếp của Santara AI được thiết kế để tiền khách trả đi thẳng về bạn:
- Tài khoản Stripe của chính bạn. Kết nối Stripe trong phần quản lý, khách trả bằng thẻ, tiền về tài khoản của bạn.
- Đặt ngay hoặc gửi yêu cầu, theo từng căn. Chọn chế độ cho từng căn. Trong lúc chưa kết nối Stripe, website nhận yêu cầu để bạn duyệt.
- Giá và phòng trống theo thời gian thực. Website kiểm tra lại lịch và giá khi khách thanh toán, nên khách không thể đặt đêm vừa bán trên kênh khác.
- Chính sách hủy. Chọn linh hoạt, vừa phải, chặt chẽ hoặc tự đặt mốc, đổi riêng cho từng căn. Chính sách được lưu kèm mỗi lượt đặt và có trong email gửi khách.
- Hoàn tiền từ phần quản lý. Hoàn toàn bộ hoặc theo chính sách.
- Email cho khách. Khách nhận email xác nhận đặt phòng, hoặc email khi yêu cầu được nhận, được duyệt hay bị từ chối.
Những gì chưa hỗ trợ
Chưa hỗ trợ đặt cọc: khách thanh toán toàn bộ khi đặt. Chưa có mã giảm giá. Với yêu cầu đặt phòng, website không thu tiền online, nên bạn thỏa thuận thanh toán với khách sau khi duyệt. Stripe chưa hỗ trợ doanh nghiệp ở mọi quốc gia, hãy kiểm tra điều kiện của Stripe trước. Nếu chưa dùng được Stripe, hãy dùng chế độ gửi yêu cầu.
Câu hỏi thường gặp
Có cần thành lập công ty để nhận thanh toán thẻ không?
Tùy quốc gia. Stripe có điều kiện riêng cho từng nước, hãy kiểm tra trên trang của Stripe trước khi bắt đầu.
Tiền khách trả về đâu?
Với Santara AI, tiền thanh toán thẻ của khách vào tài khoản Stripe của bạn, rồi chuyển về ngân hàng theo lịch của Stripe.
Khách có đặt được đêm đã bán trên Airbnb không?
Không. Website bán trên cùng lịch mà các kênh đang đồng bộ, và kiểm tra lại phòng trống khi thanh toán.
Nếu đêm đó vừa được bán trên kênh khác trong lúc khách đang thanh toán thì sao?
Lượt đặt không được xác nhận và khách được hoàn tiền tự động.
Đọc tiếp
- Website đặt phòng trực tiếp cho homestay: giữ khách quay lại mà không cần bỏ Airbnb
- PMS hay channel manager: chủ nhà có cần cả hai?
- Cơ hội bán thêm đang nằm trên lịch của bạn
3 tháng đầu miễn phí.
Tham gia miễn phí
