OMS và PMS khác nhau thế nào? Chủ homestay cần cái nào
OMS có thể là quản lý vận hành, quản lý đơn hàng hoặc một thứ ngoài ngành du lịch. Bài này giải thích từng nghĩa, so với PMS và chủ nhà cần gì.
Tai Pham
Nếu bạn vừa tìm "OMS và PMS", nhiều khả năng bạn đã gặp hai từ viết tắt này trên trang giới thiệu phần mềm hoặc trong một buổi tư vấn, mà chẳng ai dừng lại giải thích. PMS thì dễ: trong ngành lưu trú, nó gần như luôn là hệ thống quản lý chỗ nghỉ (property management system). OMS mới là chữ gây rối. Tùy người nói, OMS có thể là hệ thống quản lý vận hành, hệ thống quản lý đơn hàng, hoặc một thứ chẳng liên quan gì đến du lịch.
Điều này quan trọng, vì câu hỏi "tôi có cần OMS bên cạnh PMS không?" sẽ có đáp án khác hẳn tùy nghĩa. Một chủ homestay ở Đà Lạt hỏi về chuyện dọn phòng và một quản lý nhà hàng khách sạn ở Hội An hỏi về đơn gọi món lên phòng đang hỏi hai câu khác nhau, chỉ là dùng chung ba chữ cái.
Bài này tách bạch các nghĩa trước, có dẫn nguồn, rồi so sánh từng nghĩa với PMS bằng lời dễ hiểu: mỗi bên quản lý gì, ai dùng, chứa dữ liệu gì và chồng lấn ở đâu. Cuối bài là cách một hệ thống có thể lo phần mà chủ nhà cho thuê ngắn hạn thật sự cần, và những gì nó không làm.
OMS là gì? Ba nghĩa thường gặp
Không có một định nghĩa chính thức duy nhất cho "OMS" trong ngành lưu trú. Dưới đây là các nghĩa bạn dễ gặp nhất và nguồn gốc của từng nghĩa.
1. Hệ thống (hoặc phần mềm) quản lý vận hành. Đây là nghĩa mà phần lớn phần mềm cho thuê ngắn hạn dùng. Nó chỉ các công cụ lo phần việc phía sau đặt phòng: dọn phòng, bảo trì, đầu việc và đội ngũ làm việc. Thuật ngữ này không được chuẩn hóa, mỗi hãng dùng một kiểu. Hotel Tech Report, một trang đánh giá phần mềm khách sạn, xếp nhóm công cụ này thành phần mềm buồng phòng, phần mềm bảo trì và các "nền tảng vận hành" điều phối buồng phòng, bảo trì và lễ tân. Trang này cũng lưu ý rằng các công cụ đó cần đồng bộ tình trạng phòng với PMS, và có những PMS tích hợp sẵn phần buồng phòng.
2. Hệ thống quản lý đơn hàng (order management system). Ngoài ngành lưu trú, đây là nghĩa phổ biến nhất. Nếu bạn từng bán hàng online, có thể bạn đã nghe OMS theo nghĩa này. IBM mô tả hệ thống quản lý đơn hàng là cách quản lý toàn bộ vòng đời của một đơn hàng, từ lúc nhận đơn đến tồn kho, giao hàng và hậu mãi. Trong khách sạn, phần gần nhất là nhà hàng và quầy bar, nơi đơn gọi món đi qua máy bán hàng (POS). Oracle, hãng bán cả hai loại phần mềm, giải thích rằng khi kết nối PMS với POS, các giao dịch ở nhà hàng có thể được ghi thẳng vào hóa đơn phòng của khách.
3. Những nghĩa ngoài ngành du lịch. Trong phần mềm đầu tư, OMS là hệ thống giao dịch quản lý lệnh từ lúc tạo đến lúc thanh toán, còn "PMS" ở đó thường là hệ thống quản lý danh mục đầu tư. Còn trong tiếng Pháp và tiếng Tây Ban Nha, OMS là tên viết tắt của Tổ chức Y tế Thế giới: Organisation mondiale de la Santé và Organización Mundial de la Salud. Nếu bạn đến đây vì hai nghĩa này, bài viết này không dành cho bạn.
| Nghĩa của OMS | Thường gặp ở đâu | Theo dõi cái gì | Chủ nhà có cần quan tâm? |
| Hệ thống quản lý vận hành | Phần mềm khách sạn, homestay | Dọn phòng, sửa chữa, đầu việc, nhân sự | Có, thường là nghĩa này |
| Hệ thống quản lý đơn hàng | Bán lẻ, thương mại điện tử, F&B | Đơn hàng, tồn kho, giao hàng, hóa đơn | Chỉ khi bạn có quán ăn hoặc cửa hàng |
| Hệ thống quản lý lệnh (đầu tư) | Công ty chứng khoán, quỹ | Lệnh mua bán, thanh toán | Không |
| Tổ chức Y tế Thế giới | Tên tiếng Pháp/Tây Ban Nha của WHO | Y tế công cộng | Không |
Chủ nhà thường muốn nói nghĩa nào? Nếu bạn vận hành homestay, villa hay căn hộ và gặp chữ OMS khi so sánh phần mềm, gần như chắc chắn đó là nghĩa vận hành. Chủ homestay hiếm khi chạy cả một nhà hàng, nên hệ thống đơn hàng chỉ là câu hỏi phụ. Nó chỉ thành chuyện thật khi bạn bán đồ ăn, đồ uống hay hàng hóa tại chỗ và muốn các khoản đó vào chung hóa đơn của khách.
PMS làm gì
PMS là hệ thống lưu hồ sơ gốc cho các kỳ lưu trú của bạn. Oracle định nghĩa PMS khách sạn là phần mềm quản lý hoạt động kinh doanh của khách sạn, truyền thống là các việc của lễ tân: nhận đặt phòng, nhận và trả phòng, xếp phòng, giá phòng và thanh toán. Bảng thuật ngữ khách sạn của Xotels mô tả PMS là hệ thống quản trị nội bộ cho đặt phòng, tình trạng phòng trống và công suất, nhận/trả phòng, hồ sơ khách và báo cáo, đồng thời liệt kê POS trong số các hệ thống có thể kết nối với PMS.
Với chủ nhà cho thuê ngắn hạn, điều đó nghĩa là:
- Mỗi phòng hoặc mỗi căn có một lịch, mọi đặt phòng đều nằm trên đó
- Tên khách, thông tin liên hệ, ngày đến và ngày đi
- Giá theo đêm và các quy tắc lưu trú
- Ghi nhận thanh toán và báo cáo doanh thu
PMS trả lời câu hỏi "ai ở phòng nào, ngày nào, với giá bao nhiêu?". Tự nó không đảm bảo phòng đã sạch khi khách tới.
OMS và PMS khác nhau thế nào: bảng so sánh
Lấy nghĩa vận hành, vì đó là nghĩa chủ nhà hay dùng, đây là cách OMS và PMS khác nhau. Nghĩa quản lý đơn hàng nằm ở cột cuối để bạn tham khảo.
| PMS | Hệ thống vận hành (OMS) | Hệ thống đơn hàng / POS | |
| Việc chính | Lưu hồ sơ các kỳ lưu trú | Làm xong việc giữa hai lượt khách | Nhận đơn và tính tiền |
| Ai dùng | Chủ nhà, quản lý, lễ tân | Người dọn phòng, thợ sửa, giám sát | Nhân viên nhà hàng, quầy bar, cửa hàng |
| Dữ liệu điển hình | Đặt phòng, khách, giá, thanh toán | Đầu việc, tình trạng phòng, phiếu sửa chữa, người phụ trách | Món, đơn, hóa đơn, tồn kho |
| Trả lời câu hỏi | Ai ở đâu, khi nào? | Hôm nay phải làm gì, ai làm? | Khách gọi gì, đã trả chưa? |
| Được kích hoạt bởi | Một đặt phòng hoặc thay đổi | Trả phòng, nhận phòng, sự cố được báo | Khách gọi món |
| Chồng lấn với PMS | không áp dụng | Tình trạng phòng, giờ đến và giờ đi | Khoản phí ghi vào hóa đơn phòng |
Dòng chồng lấn là dòng quan trọng nhất. Công cụ vận hành chỉ tốt bằng dữ liệu đặt phòng nó đọc được. Nếu khách gia hạn thêm một đêm trong PMS mà công cụ vận hành không biết, người dọn sẽ đến tháo ga giường của một phòng vẫn đang có khách. Khi hai thứ là hai phần mềm riêng, chỗ nối giữa chúng chính là nơi sai sót xảy ra.
Hai hệ thống chồng lấn ở đâu, và vì sao sinh chuyện
Ít chủ nhà chủ động mua một "OMS". Họ thường có nó theo từng mảnh: một PMS hoặc trang đặt phòng cho lịch, một nhóm Zalo cho người dọn, một ứng dụng ghi chú cho việc sửa chữa, và một file Excel nối tất cả lại. Với một căn thì vẫn ổn. Từ năm, sáu căn trở lên, nó bắt đầu rò rỉ:
- Một đặt phòng muộn cho tối nay vào sau khi người dọn đã nhận lịch làm trong ngày
- Một sự cố khách báo nằm trong một đoạn chat không ai tìm lại được
- Hai người cùng đánh dấu một phòng đã xong, hoặc không ai đánh dấu
Cách sửa không phải là mua thêm phần mềm. Mà là đảm bảo phần vận hành được tạo ra từ chính hồ sơ đặt phòng, không phải gõ lại từ đó. Khi đặt phòng tự tạo việc dọn, thay đổi đặt phòng sẽ thay đổi luôn việc dọn.
Channel manager nằm ở đâu
Còn một công cụ thứ ba trong câu chuyện này, và nó lại là một thứ khác. Channel manager giữ cho phòng trống, giá và quy tắc lưu trú khớp nhau trên các trang đặt phòng như Airbnb, Booking.com và Agoda. Nó đứng giữa PMS và các OTA. Nó không lo dọn phòng, cũng không nhận đơn gọi món.
Chúng tôi đã so sánh chi tiết trong bài PMS hay channel manager: chủ nhà có cần cả hai?, nên không nhắc lại ở đây. Nếu các từ viết tắt khác như OTA, ADR, số căn (unit count) hay ngừng bán còn lạ, bảng thuật ngữ cho thuê ngắn hạn giải thích mỗi từ trong một dòng.
Ghép lại, bộ công cụ của một chủ nhà thường có ba lớp: channel manager nói chuyện với các trang đặt phòng, PMS giữ hồ sơ, còn lớp vận hành biến hồ sơ đó thành việc cần làm hôm nay. Hệ thống đơn hàng hay POS chỉ tham gia khi bạn bán đồ ăn, đồ uống hoặc hàng hóa tại chỗ.
Có cần một OMS riêng không? Năm câu hỏi
Step 1
Bạn đang vận hành bao nhiêu căn?
Với một, hai căn, một lịch chung và một checklist thường đủ cho phần vận hành. Từ khoảng năm căn, hoặc khi có vài người dọn, việc bắt đầu bị sót nếu không có hệ thống.
Step 2
Hiện ai đang tạo việc dọn phòng?
Nếu sáng nào cũng có người đọc lịch rồi gõ lịch làm gửi vào nhóm Zalo, đó là một OMS thủ công. Nó chạy được cho tới hôm người đó ốm hoặc bận.
Step 3
Sự cố và phàn nàn đi đâu?
Nếu máy lạnh hỏng được báo trong chat rồi sửa "lúc nào đó", bạn cần một phiếu việc có người phụ trách và trạng thái, dù nằm trong công cụ nào.
Step 4
Bạn có bán đồ ăn, đồ uống hay hàng hóa tại chỗ không?
Chỉ khi đó hệ thống đơn hàng hay POS mới đáng bàn. Hãy kiểm tra xem nó có ghi được khoản phí vào hóa đơn của khách trong PMS hay không, như cách Oracle mô tả cho khách sạn.
Step 5
Lịch của bạn đang có bao nhiêu bản sao?
Mỗi công cụ lưu đặt phòng là thêm một chỗ có thể lệch nhau. Nên chọn tính năng vận hành đọc chung một lịch với PMS.
Santara AI xử lý chuyện này thế nào
Santara AI là PMS và channel manager trong một. Mỗi phòng có một lịch làm nguồn dữ liệu gốc, và 54 kênh bán, gồm Airbnb, Booking.com, Agoda và Expedia, đều lấy dữ liệu từ lịch đó. Trên trang PMS và OMS chúng tôi giải thích vì sao gọi Santara AI là phần mềm vận hành chứ không chỉ là PMS: hồ sơ đặt phòng là nền, còn việc trong ngày được xây trên nền đó.
Những phần vận hành Santara AI thật sự có:
- Tự tạo việc dọn phòng. Mỗi đặt phòng mới tự tạo việc dọn, nên việc đến từ đặt phòng chứ không phải từ ai đó gõ lại lịch.
- Bảng dọn phòng. Việc dọn được xếp theo ngày, bạn giao cho từng người và đánh dấu đã xong. Xem trang dọn dẹp.
- Phiếu bảo trì. Ghi một sự cố hoặc phàn nàn thành phiếu, đặt mức ưu tiên, giao người phụ trách, đính kèm ảnh và chuyển sang đã xong.
- Daily Brief. Email gửi lúc 6 giờ sáng (mặc định) với khách đến, khách đi và việc dọn trong ngày, nhóm theo cụm chỗ nghỉ; trên web, bạn có thể sao chép kế hoạch và chia sẻ qua Zalo. Xem thêm trang Daily Brief.
Santara AI không phải là gì
Santara AI không phải hệ thống quản lý đơn hàng. Không có POS, không nhận gọi món ở nhà hàng hay quầy bar, không quản lý tồn kho bán lẻ, không giao hàng. Nếu bạn có quán cà phê hay cửa hàng nhỏ tại homestay, bạn vẫn cần một máy POS cho phần đó. Santara AI cũng không có ứng dụng riêng cho người dọn và không tự gửi lịch dọn: bạn tự chia sẻ qua Zalo hoặc WhatsApp.
Câu hỏi thường gặp
OMS và PMS khác nhau như thế nào?
PMS (hệ thống quản lý chỗ nghỉ) lưu hồ sơ các kỳ lưu trú: đặt phòng, khách, giá và thanh toán. OMS trong cho thuê ngắn hạn thường là hệ thống quản lý vận hành, biến hồ sơ đó thành việc cần làm: dọn phòng, bảo trì, đầu việc. Trong bán lẻ hay nhà hàng, OMS lại là hệ thống quản lý đơn hàng.
OMS trong khách sạn là viết tắt của gì?
Tùy người nói. Các hãng phần mềm khách sạn và homestay thường muốn nói hệ thống hoặc phần mềm quản lý vận hành. Trong F&B hay bán lẻ, đó là hệ thống quản lý đơn hàng, và trong khách sạn vai trò này thường do máy POS đảm nhận.
OMS có giống POS không?
Không. POS nhận và tính tiền các giao dịch tại quầy hoặc tại bàn. Hệ thống quản lý đơn hàng theo dõi đơn trong suốt vòng đời, từ lúc nhận đến lúc hoàn tất. Ở nhà hàng khách sạn, POS là phần nhân viên và khách trực tiếp dùng, và nó có thể ghi khoản phí sang PMS.
Homestay có cần cả OMS và PMS không?
Không cần hai phần mềm riêng. Bạn cần các chức năng của PMS (lịch, đặt phòng, khách) và một số chức năng vận hành (dọn phòng, sửa chữa). Một hệ thống làm cả hai từ cùng một lịch sẽ bỏ được khâu chuyển giao, nơi sai sót hay xảy ra.
Đọc tiếp
- Cách chọn phần mềm quản lý villa
- Ngày dọn phòng không rối
- Channel manager là gì và đồng bộ lịch hoạt động ra sao
3 tháng đầu miễn phí.
Tham gia miễn phí
