Phần mềm quản lý Airbnb cho host Việt (phần 1): cần những gì?

Phần lớn phần mềm quản lý lưu trú ở Việt Nam được làm cho khách sạn: lễ tân, sơ đồ phòng, bán theo giờ, hoá đơn, kho minibar. Host Airbnb thì sống bằng thứ khác: tốc độ trả lời, điểm đánh giá, lịch không bị trùng giữa Airbnb và Booking.com, và một nhóm Zalo dọn phòng chạy đúng giờ.

Bài này dành cho host có từ 1 đến 20 căn hộ, homestay hay villa trên Airbnb ở Đà Lạt, Hội An, Đà Nẵng, Sài Gòn, Hà Nội hay Phú Quốc. Phần 1 đi qua một ngày thật của host và năm việc phần mềm phải làm thay bạn. Phần 2 nói về chi phí, câu hỏi cho nhà cung cấp và cách chuyển đổi.

Một ngày của host Airbnb, không có phần mềm

Chị Mai có 6 căn hộ dịch vụ ở quận 1 và 2 căn homestay ở Đà Lạt, bán trên Airbnb, Booking.com và Agoda. Chị Mai là nhân vật ghép từ nhiều host, nhưng ngày của chị thì rất quen:

• 6:30 mở ba ứng dụng để xem hôm nay ai đến, ai đi. Chép tay vào nhóm Zalo cho hai bạn dọn phòng.
• 9:15 khách Hàn Quốc hỏi chỗ gửi vali. Chị dán vào Google Dịch, trả lời bằng tiếng Anh.
• 11:40 một đặt phòng Agoda vào căn Đà Lạt cho cuối tuần. Chị vội chặn ngày trên Airbnb và Booking.com, vì lần trước quên chặn đã phải huỷ một khách.
• 14:00 bạn dọn phòng nhắn "xong rồi chị", không kèm ảnh. Chị không biết khăn đã thay chưa.
• 22:50 khách đến trễ, không tìm được hộp khoá. Mã cửa nằm trong tin nhắn từ ba hôm trước.

Không việc nào khó, nhưng cộng lại là 3–4 giờ mỗi ngày làm "người chuyển thông tin" giữa các ứng dụng. Đó là việc của phần mềm.

Host Airbnb khác khách sạn ở đâu

• Bạn được chấm điểm từng chuyến. Một đánh giá 4 sao có thể kéo thứ hạng tin đăng xuống nhiều tuần.
• Tốc độ trả lời là một chỉ số. Airbnb theo dõi tỷ lệ và thời gian phản hồi. Khách hỏi lúc 23 giờ vẫn mong được trả lời sớm.
• Khách nói đủ thứ tiếng. Hàn, Trung, Anh, Pháp, Nga trong cùng một tuần.
• Không có lễ tân. Nhận phòng tự túc, mã cửa, hướng dẫn đường vào hẻm, chỗ gửi xe máy.
• Một tin đăng là một căn. Căn hộ 2 phòng ngủ là một đơn vị, không phải hai phòng.

1. Một lịch cho Airbnb và các kênh khác

Khi chỉ bán trên Airbnb, lịch của Airbnb là đủ. Thêm Booking.com hay Agoda là bắt đầu rủi ro trùng phòng.

Nhiều host nối các kênh bằng iCal: dán đường link lịch của kênh này vào kênh kia. Cách này miễn phí nhưng có ba điểm yếu:

• Lịch có thể trễ vài giờ mới cập nhật, đủ để hai khách cùng đặt một đêm vào cuối tuần lễ.
• iCal chỉ chặn ngày, không đồng bộ giá hay số đêm tối thiểu. Đổi giá Tết là phải đổi ở từng kênh.
• Khi có lỗi, iCal im lặng. Bạn chỉ biết khi khách thứ hai đến cửa.

Phần mềm cần đồng bộ qua kết nối chính thức: một đặt phòng vào là lịch, giá và điều kiện lưu trú được cập nhật ở mọi kênh, và bạn được báo khi một kênh ngừng đồng bộ.

2. Kết nối chính tài khoản Airbnb đang có

Bạn không nên phải tạo lại tin đăng. Đánh giá, ảnh, lịch sử và thứ hạng của bạn nằm trên tin đăng hiện tại. Phần mềm tốt kết nối tài khoản Airbnb đang có, đọc tin đăng và giá thật, để bạn xem lại trước khi cho nó điều khiển lịch.

Ba câu nên hỏi nhà cung cấp trước khi bấm kết nối:

• Giá Airbnb hiện tại có được giữ nguyên khi kết nối không, hay bị thay bằng một giá mặc định?
• Tôi có được duyệt trước khi phần mềm bắt đầu đẩy lịch và giá lên Airbnb không?
• Nếu muốn ngắt kết nối, tin đăng của tôi có còn nguyên không?

3. Hộp thư trả lời nhanh, đúng tiếng của khách

Đây là chỗ phần mềm khách sạn bỏ qua nhiều nhất, và cũng là chỗ host Airbnb tốn thời gian nhất. Bạn cần:

• Tin nhắn Airbnb và Booking.com về một hộp thư, không phải mở hai ứng dụng.
• Dịch sang tiếng Việt để bạn đọc hiểu khách hỏi gì, không phải dán qua Google Dịch.
• Bản nháp trả lời dựa trên đặt phòng và thông tin căn: giờ nhận phòng, mã Wi-Fi, chỗ gửi xe.
• Trả lời được viết bằng tiếng của khách hoặc tiếng bạn chọn.
• Bạn là người bấm Gửi. Một câu trả lời tự động sai mã cửa là mất một đánh giá 5 sao.

4. Dọn phòng qua Zalo, không phải qua trí nhớ

Ngày có trả và nhận phòng cùng lúc là ngày dễ vỡ nhất: trả phòng 11 giờ, nhận phòng 14 giờ, một người dọn, ba căn. Phần mềm cần:

• Tạo danh sách dọn từ lượt trả phòng thật, không phải từ trí nhớ của bạn.
• Cho bạn giao việc theo tên người dọn, kể cả người không dùng ứng dụng nào.
• Gửi kế hoạch ngày vào nhóm Zalo bằng một chạm, mỗi khu một tin nhắn.
• Cho người dọn đánh dấu xong kèm ảnh và ghi chú, để bạn không phải gọi hỏi.

Một tin nhắn buổi sáng tốt trông như thế này:

Thứ Bảy 14/10 — Quận 1
Căn 302: trả 11:00 / nhận 14:00 (trong ngày)
Căn 504: trả 10:00, không có khách đến
Căn 701: nhận 15:00, đã dọn hôm qua, chỉ kiểm tra
Xong căn nào gửi ảnh vào đây.

5. Sổ tay khách và mã cửa an toàn

Khách nhận phòng tự túc cần một chỗ duy nhất có Wi-Fi, chỗ gửi xe máy, cách dùng bình nóng lạnh, quán ăn gần nhà. Một mã QR dán ở cửa là đủ: khách quét là đọc được, không cần tải ứng dụng.

Mã cửa thì khác. Nó chỉ nên hiện cho đúng khách đã đặt, sau khi khách nhập mã đặt phòng, không nằm trong một file PDF hay ảnh chụp màn hình ai cũng chuyển tiếp được.

3 tháng đầu dùng Santara AI miễn phí.