Báo cáo chủ nhà và phí quản lý homestay: cách làm minh bạch
Báo cáo chủ nhà hằng tháng cần những dòng nào, các cách tính phí quản lý homestay, thời điểm chuyển tiền và cách tránh tranh cãi, kèm một ví dụ ở Đà Lạt.
Tai Pham
Nếu bạn vận hành homestay hay villa thay cho chủ nhà, bản báo cáo chủ nhà hằng tháng là thứ giữ cho mối quan hệ đó bền. Một báo cáo tốt trả lời trước những gì chủ nhà sắp hỏi: tháng này căn nhà thu được bao nhiêu, các kênh giữ lại bao nhiêu, chi những gì và vì sao, phí quản lý homestay của bạn là bao nhiêu, và khi nào tiền về tài khoản chủ nhà.
Một báo cáo yếu thì ngược lại. Chủ nhà thấy số tiền chuyển về không khớp với giá đêm họ nhìn thấy trên Airbnb, một dòng "dọn phòng" không có chi tiết, và phí quản lý tính trên một con số họ chưa từng đồng ý. Rồi điện thoại bắt đầu reo.
Bài này đi qua những gì báo cáo chủ nhà phải có, các cách tính phí quản lý phổ biến, cách ghi chi phí, thời điểm chuyển tiền và cách tránh tranh cãi. Toàn bài dùng một căn villa giả định ở Đà Lạt. Bài không đưa ra "mức phí phổ biến" nào, vì không có chuẩn nào được công bố. Mức hợp lý phụ thuộc vào việc bạn làm cho chủ nhà, và điều đó phải nằm trong hợp đồng.
Báo cáo chủ nhà phải có những gì
Báo cáo chủ nhà là một trang cho mỗi căn, mỗi kỳ, thường là một tháng. Dù bạn dùng mẫu nào, những dòng sau luôn phải có, theo đúng thứ tự:
| Dòng | Nội dung | Số liệu lấy từ đâu |
| Kỳ và căn nhà | Tháng, tên căn, cách tính lượt ở vào tháng | Hợp đồng (theo ngày trả phòng hay theo đêm) |
| Doanh thu đặt phòng gộp | Số tiền khách trả, tách theo từng kênh | Báo cáo của nền tảng, sổ đặt trực tiếp |
| Phí kênh | Phần nền tảng giữ lại: phí dịch vụ, hoa hồng, phí thanh toán | File thu nhập và hóa đơn của nền tảng |
| Chi phí | Dọn phòng, giặt là, sửa chữa, điện nước, vật tư, kèm hóa đơn | Sổ chi phí của bạn |
| Phần chủ nhà trước phí | Doanh thu gộp trừ phí kênh trừ chi phí | Tính ra |
| Phí quản lý | Phí của bạn, ghi rõ công thức | Hợp đồng |
| Số tiền trả chủ nhà | Số bạn sẽ chuyển và ngày chuyển | Tính ra |
| Ghi chú | Chủ nhà ở, đêm khóa, hoàn tiền, việc bất thường | Bạn |
Hai nguyên tắc giữ cho báo cáo đáng tin. Thứ nhất, mọi con số phải truy ngược được về một chứng từ. Thứ hai, cách tính không được đổi giữa các tháng. Tháng 3 tính theo ngày trả phòng thì tháng 4 cũng vậy.
Một lượt ở thuộc về tháng nào?
Khách ở từ 29/3 đến 3/4 nằm vắt qua hai tháng. Bạn có hai cách làm trung thực: tính cả lượt ở vào tháng khách trả phòng, hoặc chia theo từng đêm. Tính theo ngày trả phòng đơn giản hơn và khớp với cách nền tảng lập hóa đơn. Trang giải thích hoa hồng của Booking.com nói hóa đơn hoa hồng gồm các đặt phòng có khách trả phòng trong tháng trước. Ví dụ của họ: khách đến 31/1, trả phòng 1/2 thì nằm trong hóa đơn tháng 3.
Chọn cách nào cũng được, nhưng ghi vào hợp đồng và in trên báo cáo. Phần lớn chuyện "thiếu một booking" thực ra là lượt ở đó rơi sang tháng sau.
Phí kênh: ghi rõ, đừng giấu
Chủ nhà hay so báo cáo với giá họ thấy trên trang đăng phòng. Khoảng chênh chính là phí kênh, nên hãy ghi theo từng kênh.
- Airbnb. File tải thu nhập của Airbnb có phí dịch vụ của chủ nhà, phí dọn dẹp, thu nhập gộp và thuế đã khấu trừ cho từng khoản. Dùng nó làm nguồn cho các dòng Airbnb.
- Booking.com. Hoa hồng là một tỷ lệ cố định trên tổng tiền đặt phòng, gồm cả phí dọn dẹp và phí hủy đã thu, áp dụng sau khi khách trả phòng. Tỷ lệ cụ thể tùy quốc gia, loại chỗ nghỉ và hợp đồng của bạn, và có thể cao hơn nếu bạn tham gia chương trình như Preferred Partner. Bảng kê đặt phòng hằng tháng liệt kê từng đặt phòng trong hóa đơn, dùng nó để đối chiếu từng lượt ở.
- Đặt trực tiếp. Không có phí kênh, nhưng có thể có phí chuyển khoản hoặc phí thẻ. Ghi thành một dòng riêng.
Nếu chủ nhà muốn hiểu vì sao kênh này tốn hơn kênh kia, bài phí Airbnb và Booking cho chủ nhà và công cụ tính phí OTA miễn phí giải thích rõ hơn một tin nhắn dài.
Các cách tính phí quản lý homestay
Không có mô hình nào đúng cho mọi trường hợp. Mỗi cách chia rủi ro giữa bạn và chủ nhà theo một kiểu. Hãy mô tả cách tính bằng lời đơn giản trong hợp đồng, kèm một ví dụ có số.
| Mô hình | Cách tính | Ai chịu rủi ro | Cần định nghĩa rõ |
| Phần trăm doanh thu gộp | Một tỷ lệ trên doanh thu đặt phòng gộp | Chủ nhà chịu mọi chi phí | "Gộp" có gồm phí dọn dẹp, thuế không |
| Phần trăm doanh thu ròng | Một tỷ lệ trên doanh thu sau phí kênh, hoặc sau phí kênh và chi phí | Chia sẻ: chi phí cao thì phí của bạn cũng giảm | Trừ những khoản nào trước |
| Phí cố định hằng tháng | Một số tiền cố định mỗi tháng | Bạn chịu rủi ro phòng trống | Xem lại khi doanh thu căn nhà thay đổi |
| Cố định cộng phần trăm | Một khoản cố định nhỏ cộng một tỷ lệ | Chia sẻ | Hai công thức, nên ghi cả hai |
Phần trăm doanh thu gộp dễ tính và dễ kiểm tra nhất. Phần trăm doanh thu ròng gắn lợi ích của bạn với chủ nhà, vì bạn kiểm soát chi phí tốt thì bạn được nhiều hơn, nhưng cần định nghĩa "ròng" thật chặt. Phí cố định hợp với chủ nhà muốn con số dễ đoán, và bảo vệ họ trong tháng vắng khách, đổi lại bạn chịu thiệt.
Những câu cần chốt bằng văn bản: phí quản lý có tính trên phí dọn dẹp khách trả không? Trên dịch vụ bán thêm như trả phòng muộn không? Trên những đêm chủ nhà ở không (thường là không, vì không có doanh thu)? Và tiền dọn phòng là chi phí trừ riêng hay đã nằm trong phí của bạn?
Ví dụ cụ thể
Giả sử bạn quản lý một villa 4 phòng ngủ ở Đà Lạt. Mọi con số dưới đây là giả định, và các tỷ lệ phí chỉ để minh họa phép tính. Chúng không phải mức giá thị trường.
Trong tháng 10 có 11 lượt khách trả phòng. Khách trả tổng cộng 96.000.000 ₫: 48.000.000 ₫ qua Airbnb, 36.000.000 ₫ qua Booking.com và 12.000.000 ₫ đặt trực tiếp. File thu nhập và bảng kê đặt phòng cho thấy phí kênh là 7.400.000 ₫ trên Airbnb và 5.400.000 ₫ trên Booking.com, tổng 12.800.000 ₫. Chi phí có hóa đơn là 16.000.000 ₫: dọn phòng 6.000.000 ₫, giặt là 2.400.000 ₫, sửa bình nóng lạnh 1.800.000 ₫, điện nước 4.300.000 ₫ và vật tư 1.500.000 ₫.
Phần chủ nhà trước phí quản lý là 96.000.000 − 12.800.000 − 16.000.000 = 67.200.000 ₫. Giờ đến phí quản lý, theo ba kiểu hợp đồng khác nhau:
| Hợp đồng | Cách tính | Phí của bạn | Trả chủ nhà |
| 20% doanh thu gộp | 20% × 96.000.000 ₫ | 19.200.000 ₫ | 48.000.000 ₫ |
| 25% doanh thu ròng sau phí kênh và chi phí | 25% × 67.200.000 ₫ | 16.800.000 ₫ | 50.400.000 ₫ |
| Cố định 12.000.000 ₫/tháng | Cố định | 12.000.000 ₫ | 55.200.000 ₫ |
Cùng một tháng, ba số tiền trả khác nhau. Vì vậy dòng phí quản lý phải ghi công thức, không chỉ ghi số. "Phí quản lý: 16.800.000 ₫" sẽ bị hỏi lại. "Phí quản lý: 25% × 67.200.000 ₫ phần chủ nhà = 16.800.000 ₫" thì tự trả lời.
Khi nào chuyển tiền cho chủ nhà
Bạn chỉ chuyển được khi tiền đã về, mà mỗi kênh trả theo lịch riêng.
Trang thời gian chi trả của Airbnb nói với phần lớn lượt ở từ 27 đêm trở xuống, Airbnb bắt đầu chi trả trước cuối ngày làm việc sau ngày nhận phòng dự kiến của khách. Ngân hàng hoặc phương thức nhận tiền sẽ cộng thêm thời gian xử lý. Với lượt ở từ 28 đêm, tháng đầu được trả sau khi nhận phòng, các tháng sau trả hằng tháng. Trong một số trường hợp, như những đặt phòng đầu tiên của chủ nhà mới, Airbnb chi trả sau ngày trả phòng.
Vì vậy báo cáo tính theo tháng trả phòng và tiền thực có trong tài khoản sẽ không khớp hoàn toàn. Hãy thỏa thuận một ngày chuyển tiền cố định đủ để đối chiếu, ví dụ một ngày cố định đầu tháng sau, và ghi rõ lượt ở nào chưa về tiền thì xử lý ra sao.
Step 1
Chốt tháng
Sau lượt trả phòng cuối cùng của tháng, khóa danh sách lượt ở sẽ tính.
Step 2
Xuất số liệu từ mọi kênh
Tải file thu nhập Airbnb, bảng kê đặt phòng Booking.com và sổ đặt phòng trực tiếp.
Step 3
Khớp từng lượt ở với tiền
Đối chiếu doanh thu gộp và phí của từng lượt với file xuất. Booking.com yêu cầu đánh dấu khách không đến và thay đổi trong vòng 48 giờ sau ngày trả phòng để hóa đơn đúng, nên hãy làm trong tháng, đừng dồn cuối tháng.
Step 4
Đính kèm hóa đơn và ghi chú
Mỗi dòng chi phí có hóa đơn hoặc ảnh chụp. Ghi rõ các đêm chủ nhà ở, đêm khóa và khoản hoàn tiền.
Step 5
Gửi báo cáo rồi mới chuyển tiền
Gửi báo cáo vài ngày trước ngày chuyển để chủ nhà kịp hỏi.
Cách tránh tranh cãi với chủ nhà
Phần lớn tranh cãi đến từ bốn chỗ, và mỗi chỗ có cách xử lý đơn giản.
- Chi phí chủ nhà không lường trước. Thỏa thuận một hạn mức chi bằng văn bản. Sửa chữa dưới hạn mức thì bạn làm rồi báo; trên hạn mức thì xin chủ nhà duyệt trước qua tin nhắn Zalo để có bằng chứng.
- Doanh thu trông thấp. Ghi số đêm đã bán và số đêm khóa. Một tuần chủ nhà về nghỉ hay đóng phòng sửa chữa giải thích được một tháng vắng. Bài công suất phòng, ADR, RevPAR giải thích vì sao đêm chủ nhà ở không được tính là phòng đã bán.
- Nhiều loại tiền. Nếu khách quốc tế trả bằng USD mà chi phí bằng đồng, đừng tự quy đổi bằng một tỷ giá bạn tự chọn. Ghi từng loại tiền riêng, hoặc ghi rõ tỷ giá và nguồn.
- Hoàn tiền và hủy phòng. Một lượt hủy có thu phí mang lại tiền mà không có khách. Khoản hoàn tiền phát sinh sau khi đã gửi báo cáo phải xuất hiện như một dòng điều chỉnh ở báo cáo tháng sau, không sửa lặng lẽ.
Về thuế: ai kê khai, ai nộp khoản nào là do luật và hợp đồng quy định, không phải do mẫu báo cáo. Xem bài giấy phép kinh doanh homestay 2026 và hỏi cơ quan thuế địa phương.
Santara AI hỗ trợ báo cáo chủ nhà thế nào
Santara AI có màn hình Báo cáo tạo một báo cáo hằng tháng cho mỗi căn. Báo cáo lấy doanh thu đặt phòng gộp, trừ phí kênh, trừ chi phí, ra phần của chủ nhà. Bạn nhập chi phí theo căn và theo tháng, và tải báo cáo về dưới dạng CSV.
Một lượt ở được tính vào tháng khách trả phòng, khớp với cách Booking.com lập hóa đơn như trên. Tiền tệ không bao giờ bị quy đổi: căn nào thu bằng hai loại tiền thì mỗi loại được ghi riêng. Vì đặt phòng từ mọi kênh đã kết nối đổ về cùng một lịch, báo cáo bắt đầu từ một danh sách lượt ở duy nhất thay vì ba file xuất.
Màn hình Báo cáo không làm gì
Santara AI không tính phí quản lý cho bạn. Báo cáo dừng ở phần của chủ nhà, và bạn tự áp phí theo công thức trong hợp đồng quản lý. Santara AI cũng không kê khai thuế hay chuyển tiền cho chủ nhà thay bạn.
Câu hỏi thường gặp
Báo cáo chủ nhà homestay cần có những gì?
Kỳ báo cáo và tên căn, doanh thu gộp theo từng kênh, phí kênh, từng khoản chi phí kèm hóa đơn, phần chủ nhà, phí quản lý kèm công thức, số tiền trả và ngày chuyển. Thêm ghi chú về đêm chủ nhà ở, đêm khóa và hoàn tiền.
Phí quản lý homestay tính trên doanh thu gộp hay ròng?
Tùy hợp đồng. Phần trăm doanh thu gộp dễ kiểm tra hơn. Phần trăm doanh thu ròng chia sẻ rủi ro chi phí với bạn. Phí cố định đặt rủi ro phòng trống lên bạn. Chọn cách nào cũng phải định nghĩa rõ cơ sở tính và ghi công thức trên mỗi báo cáo.
Nên chuyển tiền cho chủ nhà vào ngày nào?
Vào một ngày cố định ghi trong hợp đồng, sau khi bạn đã đối chiếu tháng với báo cáo của từng kênh. Các kênh trả tiền theo lịch khác nhau, nên chừa đủ thời gian để tiền về.
Phí dọn dẹp khách trả có tính là doanh thu không?
Có, ghi vào doanh thu gộp vì khách đã trả, và Booking.com cũng tính hoa hồng trên khoản này. Sau đó ghi chi phí dọn phòng thực tế thành một dòng chi. Phí quản lý có áp lên khoản này không là chuyện của hợp đồng.
Đọc tiếp
3 tháng đầu miễn phí.
Tham gia miễn phí
